Documentul „Cerere de cheltuire a fondurilor” este utilizat pentru a înregistra o decizie de a efectua o plată în numerar sau fără numerar (grup de plăți) sau de a muta bani. Parametrii documentului și metoda de aplicare a acestora sunt adesea similare cu documentele „Ordin de plată (ieșire)” și „Ordin de cheltuieli în numerar”.
Detaliile de rezervare și cazare pot fi introduse automat. Pentru a face acest lucru, casetele de selectare „Rezervare automată” și „Plasare automată” sunt atribuite în document.
Dacă aceste casete de selectare sunt bifate, atunci coloana „Plasament” poate fi completată automat făcând clic pe butonul „Completați și postați”.
Este permisă combinarea tehnicilor de plasare automată și manuală. Dacă casetele de selectare „Rezervare automată” și „Plasare automată” sunt selectate, este permisă determinarea manuală a cazului de plasare pentru o parte din suma cererii. În acest caz, când faceți clic pe butonul „Umpleți și postați”, plasarea automată va avea loc numai pentru suma rămasă.
Când tipul operațiunii este setat la „Plată către furnizor” sau „Returul banilor către consumator”, decontările operaționale cu contrapărțile sunt editate.
Pe baza documentului „Cerere de cheltuire a fondurilor”, se pot completa documente de plată bancară și numerar. Astfel de documente au un parametru „Aplicație”, care este introdus la completare pe bază sau poate fi introdus manual. La procesarea documentelor de plată cu o anumită cerere de cheltuire a fondurilor, este controlat raportul dintre suma documentului și balanța curentă de plăți restante pentru această aplicație.
Când se configurează drepturi suplimentare, este posibil să se interzică utilizatorului să posteze documente de plată fără a defini o aplicație pentru cheltuirea fondurilor.
Documentul „Cererea de cheltuire a fondurilor” poate servi și ca o legătură între subsistemul de gestionare a numerarului și subsistemul de bugetare. Pentru a face acest lucru, aplicația implementează un bloc de parametri similar documentului „Funcționare bugetară” (scenariu de planificare, articol de cifră de afaceri, district financiar central, proiect etc.). Folosind detaliile date, în timpul aplicării se controlează raportul dintre suma generalizată a fondurilor aprobate pentru cheltuieli și valorile limită specificate anterior
Documentul are, de asemenea, capacitatea de a stoca link-uri către informații suplimentare care descriu aplicația (fișiere, exemple de documente).
Nuanțe de lucru cu aplicații atunci când se aplică algoritmul de aprobare a aplicației
Opțional se folosește algoritmul de aprobare a aplicației: pentru lista întreprinderilor.
La aplicarea algoritmului de potrivire a comenzii, apar următoarele nuanțe:
* Dacă cererea nu specifică o organizație, această aplicație nu participă la aprobare
* Calea de aprobare a cererii este stabilită în conformitate cu setările, în funcție de Divizia specificată în cerere.
* Dacă cererea nu a trecut de calea de aprobare (statutul cererii nu este „Aprobat”), este interzisă înregistrarea unui document de plată pe baza acestuia
* Dacă aplicația începe să parcurgă calea de aprobare, puteți edita aplicația
o Utilizatorul a cărui aplicație este în așteptarea aprobării
o Utilizatorii care aprobă aplicația în stadii superioare de aprobare
Alți utilizatori nu pot edita aplicația.
* Dacă aplicația este în starea „Aprobată”, nu este disponibilă pentru editare
* Dacă cererea intră în starea „Respinsă”, cererea este anulată
* Starea actuală a aplicațiilor este în lista de aplicații
o starea este afișată într-o coloană separată
o se aplică gruparea după starea comenzii
o aplicațiile sunt evidențiate cu culoarea de fundal
Respins - roz
Amânat - gri
Aprobat - verde
o poate fi văzută o listă de aplicații cu statutul acestora
- într-o aplicație gestionată din lista de solicitări (secțiunea „Solicitări de cheltuire a banilor”)
Într-o aplicație obișnuită (interfața Cash Management, meniul „Planificare - Aplicații -
Starea de aprobare a cererii")
O condiție integrală pentru existența efectivă a unei întreprinderi într-un mediu concurential modern este crearea unui mecanism eficient de gestionare a fluxului de numerar care să asigure generarea de informații prompte și fiabile, reglementarea decontărilor reciproce, creșterea disciplinei de plată și, în ultimă instanță, accelerarea numerarului. cifra de afaceri.
Configurația conține instrumente pentru gestionarea automată a numerarului întreprinderii, care îndeplinește două funcții principale:
- contabilitatea operațională a mișcării efective a fondurilor întreprinderii pe conturile de decontare și casele de casă;
- planificarea operaţională a încasărilor şi cheltuielilor de numerar ale întreprinderii.
Planificarea generală a cheltuielilor și a primirii de fonduri ale unei întreprinderi se realizează în cadrul bugetării. Planul financiar în curs de elaborare - bugetul - acţionează ca un set de linii directoare şi constrângeri pentru subsistemul de gestionare a numerarului.
Dar în cadrul funcționalității de gestionare a numerarului, se menține un plan financiar operațional - un calendar de plăți. Este logic să creați un calendar de plăți cu câteva zile înainte.
Calendarul de plăți este o colecție de solicitări de cheltuire a fondurilor și a încasărilor de numerar planificate. Calendarul de plăți este întocmit cu detalii până la locurile în care sunt stocate fondurile - conturile bancare și casele de casă ale întreprinderii. La alcătuirea unui calendar de plăți, fezabilitatea acestuia este verificată automat - suficiența rezervelor de numerar în locurile în care sunt depozitate.
Împărțirea funcției de planificare financiară în două subsisteme de configurare - subsistemul de bugetare și subsistemul de gestionare a numerarului - corespunde împărțirii funcțiilor de management financiar între diferite departamente și angajați ai întreprinderii. Dacă bugetul este întocmit de serviciile financiare, atunci solicitările de fonduri de cheltuire sunt generate de angajați și departamente care interacționează direct cu contrapărțile companiei.
În configurație se generează documente bănești (ordine de plată, încasări de numerar și ordine de debit etc.), se asigură interacțiunea cu programe bancare specializate precum „Client bancar”, se controlează fluxurile financiare, iar disponibilitatea fondurilor în locațiile de depozitare este asigurată. monitorizat. Este prevăzută posibilitatea plăților în numerar în valută străină.
În a doua parte a articolului, vom lua în considerare principiul creării „Solicitări de cheltuire a fondurilor”, trecerea acestuia de-a lungul rutei de aprobare și emiterea de fonduri conform aplicației create.
Să ne uităm la un exemplu:
- Contabilul achizitii formeaza o cerere de cheltuire a fondurilor in vederea efectuarii unui avans catre furnizorul IP Dobronravov pentru furnizarea de materiale;
- Directorul financiar trebuie să examineze și să aprobe cererea;
- Pe baza cererii aprobate, contabilul achizitor generează o comandă de încasare în numerar (fără marca „Plătit”, dar cu marca „Reflect în contabilitate operațională”);
- Casierul senior, după ce a verificat comanda de primire a numerarului, emite fonduri (și marchează documentul ca „Plătit”);
- Contabilul tranzacții cu numerar verifică ordinul de primire a numerarului (bifează caseta pentru reflectarea în evidențele contabile și fiscale, astfel încât să fie generate înregistrări contabile și contabile fiscale).
Pentru a facilita reflectarea tranzacțiilor, să comutăm interfața la „Gestionarea numerarului”.
Înainte de a începe să lucrați cu aplicațiile pentru cheltuirea fondurilor, trebuie să introduceți toate informațiile de bază. Primul lucru pe care trebuie să-l completați este registrul de informații „Setări pentru aprobarea cererilor de cheltuire a fondurilor”. În „Configurarea aprobării cererilor”, sunt indicate organizațiile pentru care este utilizat acest mecanism și data de începere a utilizării mecanismului de aprobare. Această setare este necesară pentru ca programul să poată determina că organizația StroyTorg LLC va folosi un mecanism de aprobare a cererilor de cheltuire a fondurilor de la 01/01/2013.
De asemenea, este necesară configurarea rutelor de coordonare (Fig. 2). Această setare este indicată în registrul de informații „Setări pentru începerea rutelor de aprobare”: se determină corespondența căilor de aprobare cu departamentele. Ruta de aprobare (directorul „Rute de aprobare”) indică etapa și lista persoanelor de aprobare în această etapă. În exemplul nostru, aplicația creată va trebui mai întâi să treacă printr-o etapă de aprobare de către directorul financiar.
De asemenea, trebuie să configurați registrul de informații „Configurarea aprobării cererilor de cheltuire a fondurilor” (Fig. 1) și să determinați etapele (traseul) de aprobare a cererilor (Fig. 2).
Orez. 1
Orez. 2
Ruta de coordonare Aplicația este determinată în conformitate cu setările și în funcție de departamentul specificat în cerere.
Vă rugăm să rețineți că o diviziune trebuie să corespundă unei singure rute de coordonare. Trebuie specificată o cale de aprobare pentru fiecare divizie, în caz contrar, procesul de aprobare pentru toate aplicațiile create pentru această divizie nu va intra în vigoare.
1. Contabilul achizitor creează documentul „Cerere de cheltuire a fondurilor”.
În interfața „Gestionarea numerarului” pe care am ales-o, accesați elementul de meniu „Planificare” - „Solicitări” - „Solicitare pentru cheltuirea fondurilor” (Fig. 3). Să creăm o „Aplicație pentru cheltuirea fondurilor” cu tipul de stare „Pregătit” (Fig. 5)
Aplicația are mai multe tipuri de operațiuni care repetă tipurile de operațiuni „Ordin de ieșire în numerar” și „Ordin de plată de ieșire” (Fig. 4)
În „Cererea de cheltuire a fondurilor” din fila „Decontări cu contrapărți”, sunt indicate informații de bază: contrapartea de plată căreia trebuie să i se emită fonduri, precum și acordul, suma, organizarea, diviziunea și statutul.
În fila „Descriere”, puteți specifica informații suplimentare sub orice formă.
Fila „Alocare” oferă posibilitatea de a rezerva și plasa fonduri (Fig. 6). Aceasta înseamnă că în exemplul nostru, contabilul de achiziții poate rezerva fonduri pentru a plăti un avans furnizorului și poate indica de la ce casă vor fi emise fondurile. Parametrii de rezervare și plasare pot fi completați automat. Există steaguri în acest scop în document. „Rezervare automat㔪i „Plasare automată”. Dacă aceste steaguri sunt setate, atunci coloana „Plasament” poate fi completată automat când faceți clic pe butonul „Umpleți și postați”. Schema de plasare automată și manuală poate fi combinată.
Datele din fila „Bugetare” pot fi folosite ca o legătură între subsistemul de bugetare și subsistemul de gestionare a numerarului. Informațiile afișate în această filă servesc la controlul sumei de fonduri planificate pentru debursare în conformitate cu bugetul planificat (Fig. 7).
Deoarece contabilul de achiziții are drepturi de acces limitate, el poate seta doar starea „Pregătit” în documentul „Solicitare de cheltuire a fondurilor”, iar stări precum: „Aprobat”, „Amânat”, „Acordat”, „Respins” sunt stabilit de utilizatori, responsabili cu aprobarea aplicației.
2. Directorul financiar examinează și aprobă cererea de cheltuire a fondurilor în valoare de 120.000 de ruble.
Directorul financiar poate analiza lista aplicațiilor care necesită luare în considerare utilizând procesarea „Starea de aprobare a aplicației” (Fig. 8).
Când începeți să procesați „Starea de aprobare a aplicației”, acesta afișează o listă cu toate aplicațiile grupate după anumite stări (stări), cum ar fi: „Pregătit”, „Aprobat”, „Amânat”, „Acordat”, „Respins”. Pentru comoditate, puteți face o selecție „Setarea perioadei” folosind butonul, de exemplu, pentru o zi, o săptămână, o lună, un deceniu, un trimestru, o jumătate de an, un an etc. și apoi, din toate cererile, vor rămâne doar cele care se încadrează într-o anumită perioadă.
Pentru a schimba starea cererilor pentru cheltuirea fondurilor, de exemplu, de la „Pregătit” la „Aprobat”, trebuie să utilizați o altă procesare („Starea aplicației”).
În această procesare, puteți selecta din lista generală de aplicații, de exemplu, aplicații cu statutul „În așteptarea aprobării”, „Amânate”, „În așteptarea aprobării în etapele anterioare”, „Procesare” (Fig. 9).
Procesarea afișează o listă de aplicații necoordonate și puteți modifica starea aplicației (Fig. 10). Puteți merge la această procesare prin intermediul elementului de meniu „Planificare” - „Solicitări” - „Coordonarea aplicațiilor”.
Directorul financiar poate „Aproba” Solicitarea de cheltuire a fondurilor, „Amână” sau „Respinge”. Când selectați „Schimbați starea” - „De acord”, casetele de selectare marchează acele aplicații care trebuie aprobate. Aplicațiile rămase care se aflau în coadă pot fi vizualizate în jurnalul de documente „Aprobare aplicație”.
Dacă cererea nu a trecut de calea de aprobare (starea cererii nu este „Aprobată”), atunci nu poate fi emis un document de plată pe baza acestuia.
Dacă aplicația începe să parcurgă calea de aprobare, atunci aplicația poate fi modificată:
Utilizatorul a cărui aplicație este în prezent în curs de aprobare;
Utilizatori care aprobă aplicația în stadii superioare de aprobare.
Alți utilizatori nu pot schimba aplicația.
Dacă aplicația este în starea „Aprobat”, atunci nu este disponibilă pentru modificare (devine inactivă pentru editare), astfel că câmpurile din aplicație devin gri pentru contabilul de achiziții și nu pot fi modificate.
3. În baza cererii aprobate, contabilul achizitor întocmește o chitanță de numerar cu tipul tranzacției „Plată către furnizor” fără marcajul „Plătit” pentru eliberarea unui avans furnizorului IP Dobronravov (Fig. 11)
Vă rugăm să rețineți, că în comanda de primire numerar creată de contabilul achizitor sunt bifate doar casetele „Reflect în contabilitatea de gestiune” și „Reflect în contabilitatea operațională”. Caseta de selectare „Plătit” trebuie bifată de casierul senior după verificarea formării corecte a ordinului de primire de numerar. De asemenea, indicăm în ordinul de primire în numerar pe baza căreia aplicație îl generăm.
Dacă în comanda de primire în numerar există casete de selectare doar pentru contabilitatea de gestiune, atunci un astfel de document nu generează înregistrări (înregistrări contabile). Dar face înregistrări în registrele de acumulare: „Numerar pentru anulare” și „Decontări cu contrapărțile” (Fig. 12). Aceste informații intră în raportul „Calendarul plăților” din secțiunea „Documente de ieșire neplătite” (Fig. 13).
4. Casierul senior verifică comanda de primire de numerar, bifează caseta de selectare „Plătit” și emite numerar.
După ce comanda de primire în numerar este plătită, câmpurile din document devin gri și nu pot fi editate de contabilul de achiziții și de alți participanți din exemplul nostru. În funcție de ce drepturi de acces sunt configurate pentru un anumit utilizator, anumite documente, câmpuri din documente etc. pot fi disponibile pentru editare.
Nota: Dacă există o mulțime de case de marcat și trebuie să bifați caseta „Plătit” în fiecare dintre ele, puteți utiliza procesarea de grup a directoarelor și documentelor (elementul de meniu „Serviciul”). Puteți continua cu această procesare accesând interfața completă, elementul de meniu „Service” (Fig. 14).
Pentru a modifica detaliile, faceți clic pe butonul „Setări” și selectați indicatorul „Permite modificarea detaliilor obiectului”. Pentru ușurința analizei, să setăm steagul „Afișați toate coloanele” (Fig. 15).
Folosind procesarea de grup, dorim să punem indicatorul „Plătit” în comanda de primire în numerar. Pentru a face acest lucru, în secțiunea „Selectare” a procesării grupului, indicăm organizația StroyTorg LLC; Selectăm doar documentele procesate pentru perioada 01/01/2013 până la 21/01/2013 cu opțiunea „Plătit” - „Nu”.
Când faceți clic pe butonul „Selectați” din fila „Procesare”, vor apărea documente în care trebuie să marcați „Plătit” (Fig. 16). În linia „Acțiune”, selectați „Modificare detalii[Link.Paid] - Instalare. Și „Alergă”.
După modificarea valorii detaliilor, trebuie să repostați documentele modificate: în câmpul „Acțiune”, selectați „Schimbare: [Postează documente] – Set - „Run” (vezi Fig. 17).
5. Contabilul tranzacții de numerar verifică ordinul de primire de numerar (bifează caseta pentru reflectarea în evidențele contabile și fiscale, astfel încât să fie generate înregistrări contabile și contabile fiscale).
Mai mult, de exemplu, la sfârșitul zilei lucrătoare, un contabil de tranzacții cu numerar verifică toate ordinele de ieșire de numerar care sunt marcate „Plătit” și bifează casetele BU și NU din document, astfel încât documentul să genereze înregistrări contabile și fiscale. (Fig. 18)
Nota: dacă există o mulțime de comenzi de încasări în numerar în care trebuie să bifați casetele BU și NU, atunci puteți utiliza „Prelucrarea grupului de cărți de referință și documente” (Fig. 19).
În procesarea grupului de directoare și documente, selectăm documentele „Ordin de ieșire în numerar [TC: Decodare plăți]”, în partea tabelară a cărora trebuie să bifați caseta de selectare „Reflect în contabilitate”.
În câmpul „Selectare” indicăm pentru ce organizație trebuie să selectăm documente, indicăm că ne interesează doar documentele procesate pentru intervalul 01/01/2013 până la 21/01/2013 (precum și încasări în numerar în care caseta de selectare „Reflect in accounting” nu este bifată) contabilitate”). După completarea tuturor parametrilor, faceți clic pe butonul „Selectați”: vor fi selectate documentele care îndeplinesc condițiile specificate. În partea de jos a ferestrei de procesare, selectați „Modificați detalii” - „Reflectați în contabilitate” - „Setare” și faceți clic pe butonul „Run”. După procesarea documentelor, acestea trebuie să fie re-postate (Fig. 16). Apoi trebuie să repetați același lucru, dar să bifați caseta „Reflectați în contabilitatea fiscală”
La înregistrarea documentului „Ordin de cheltuieli în numerar”, nu numai mișcările sunt generate în conturile contabile, ci și în registre (Fig. 20, 21)
Procesul de afaceri „Coordonarea și aprobarea cererilor de cheltuire a fondurilor”
În condițiile unei stări financiare stabile, o întreprindere este capabilă să își îndeplinească pe deplin și la timp obligațiile - în acest caz, întreprinderea nu trebuie să optimizeze cheltuirea fondurilor. La momentul actual, în contextul crizei financiare, mecanismul de distribuire a fondurilor limitate împotriva obligațiilor unei întreprinderi este deosebit de relevant.
Procesul constă din șase etape succesive:
1. Un reprezentant al unității (manageri, ingineri etc.) completează o cerere de cheltuire a fondurilor pentru obligații - avansuri în baza contractelor și rambursarea datoriilor pe documentele de decontare.
2. Șeful departamentului, folosind instrumente convenabile, verifică corectitudinea aplicațiilor și, dacă este necesar, le corectează.
3. Reprezentantul responsabil al serviciului financiar (director financiar, director financiar adjunct sau șeful organizației) stabilește din ce conturi curente, cui și în ce volum trebuie transferate fonduri.
4. Seful compartimentului repartizeaza sumele admise la plata in functie de aplicatii specifice (de fapt in functie de obligatii - comenzi, facturi, documente de decontare).
5. Departamentul de contabilitate al întreprinderii, pe baza cererilor aprobate și alocate pentru obligații, creează ordine de plată de ieșire.
6. Ordinele de plată sunt încărcate automat la banca client.
Completarea cererilor de cheltuire a fondurilor
Înregistrarea tranzacțiilor pentru cheltuirea fondurilor din conturile curente începe întotdeauna cu planificarea cheltuirii fondurilor - adică procesarea cererilor de cheltuieli de către toate departamentele întreprinderii implicate în proces.
Fiecare serviciu al întreprinderii completează o cerere de cheltuire a fondurilor în funcție de scopul cheltuielii (fiecare scop al cheltuielii corespunde unui anumit tip de operațiune din documentul „Cerere de cheltuire a fondurilor”). Scopul cheltuielii, în cazul plăților în avans, poate fi o comandă către furnizor, iar în cazul rambursării datoriilor, un document de decontare.
Astfel, întreaga cheltuială planificată a fondurilor pentru toate serviciile trebuie să se reflecte în sistem sub forma cererilor de cheltuire a fondurilor.
Formarea unei cereri de cheltuire a fondurilor se realizează folosind documentul „Cerere de cheltuire a fondurilor”.
Fig.1.
Verificarea aplicațiilor pregătite
Șeful compartimentului verifică lista cererilor de cheltuire a fondurilor depuse de subordonați, le corectează și le transmite serviciului financiar spre aprobare. Pentru aprobarea unei cereri de cheltuire a fondurilor se întocmește un document „Aprobarea cererilor”, în care sunt selectate documentele restante „Cerere de cheltuire a fondurilor”.
Fig.2.
Ca urmare, după verificare și ajustare, șeful departamentului confirmă că cererile completate au fost aprobate și sunt gata pentru examinare de către serviciul financiar.
Fig.3.
Aprobarea cererilor de către serviciul financiar
După ce fiecare serviciu a pregătit - completată în sistem - o cerere de cheltuire a fondurilor, directorul financiar sau persoana desemnată de acesta ia o decizie cu privire la plata acestora (totală sau parțială) în acea zi. În acest caz, se poate lua o decizie asupra fiecărei cereri individuale, precum și asupra unei combinații a acestora în funcție de un anumit criteriu - de exemplu, cu privire la plata către o anumită contraparte (sau în baza unui anumit contract de contrapartidă), sau bugetul pentru cererile de servicii în ansamblu sunt convenite.
Fig.4
Atunci când luați o decizie privind cheltuirea banilor, trebuie să indicați din ce cont curent ar trebui să fie expediați. La examinarea cererilor, directorul financiar vede soldurile de numerar din conturile curente (ținând cont de încasările planificate și plățile aprobate anterior) în fila „Soldurile contului”. Prin completarea documentului, directorul financiar aprobă suma de fonduri care poate fi distribuită cererilor de cheltuire a banilor la locul de muncă.
Fig.5.
Repartizarea plăților aprobate în funcție de cererile de cheltuire a fondurilor.
Șeful departamentului, folosind documentul „Repartizarea aplicațiilor”, distribuie sumele aprobate în general pentru serviciu sau în mod specific pentru contrapartidele la aplicațiile pe care le-a selectat pentru cheltuirea fondurilor.
Fig.6
Dacă volumul aprobat al cererii este mai mic decât cel planificat, atunci se creează automat o cerere de cheltuire a fondurilor pentru suma rămasă, care poate fi depusă de șeful departamentului pentru aprobare de către serviciul financiar într-o altă zi.
Folosind un set de rapoarte analitice, angajații departamentului pot analiza volumul plăților planificat, aprobat și executat și obligațiile rămase ale departamentului față de contractori.
Înregistrarea tranzacțiilor pe baza cheltuielilor efective de fonduri.
După ce cererile de cheltuire a fondurilor au trecut prin procesul de aprobare cu directorul financiar, departamentul financiar al departamentului de contabilitate, pe baza cererilor aprobate, introduce documentul „Ordin de plată de ieșire”. În acest caz, în documentul „Ordin de plată de ieșire”, toate câmpurile necesare sunt completate automat, contabilul indică scopul plății (pentru un formular de plată tipărit) și afișează documentul „Ordin de plată de ieșire” fără „Plătit”. ” marca.
Ordinele de plată create și postate de la 1C sunt importate în sistemul Client-Bank.
A doua zi, pe măsură ce sunt primite extrase de la bancă despre tranzacțiile finalizate, contabilul indică „Plătit” în fiecare ordin de plată și, de asemenea, introduce în sistem tranzacții pentru cheltuirea fondurilor pe care banca le-a anulat din contul curent fără acceptare - întocmește documentele „Ordin de plată: debit fonduri” și „Solicitare de plată primită”. În cazul în care fondurile sunt anulate fără acceptare în favoarea contrapărților, serviciile relevante trebuie să selecteze documentul de decontare al contrapărții pentru care a fost efectuată plata și să închidă cererea de cheltuieli, dacă aceasta a fost completată anterior.
Puteți reconcilia tranzacțiile finalizate privind cheltuirea fondurilor pentru ziua respectivă cu extrasul utilizând procesarea standard „Extraș bancar”. În procesarea standard „Extraș bancar”, un specialist poate controla soldul la început, încasările, cheltuielile și soldul la sfârșitul zilei pentru fiecare cont bancar al organizației în contextul documentelor. Dacă imprimarea arată că documentul a fost achitat parțial, atunci utilizatorul poate efectua o plată parțială direct din procesare.
Numai după ce documentele privind cheltuirea fondurilor cu semnul „Plătit” sunt publicate în sistem, fondurile sunt anulate din conturi și starea decontărilor cu contrapărțile se modifică.
Opțiuni de configurare
Soluția este destinată produselor software „1C: Manufacturing Enterprise Management 8” și „1C: Trade Management 8”.
Costul muncii
Determinat individual pe baza configurației specifice a Clientului.
1. Introducere
Planificarea numerarului este una dintre sarcinile principale ale contabilității de gestiune, spre deosebire de contabilitatea financiară.
Desigur, există și alte diferențe semnificative între management și contabilitate (cerințe diferite pentru analiză, pentru evaluarea și reevaluarea activelor/pasivelor, necesitatea creării de rezerve etc.), dar nevoia de a rezolva problemele de planificare este cea mai dificilă dintre ei.
Complexitatea planificării constă nu numai în pregătirea planului (calcularea lui, formarea lui în funcție de diferite scenarii), dar este și necesar:
- Efectuează reprogramarea;
- Actualizarea planurilor, transferul ajustărilor la perioadele ulterioare;
- Efectuați un plan - o analiză faptică.
„Ar trebui să înființăm contabilitatea...” - așa susțin mulți oameni.
Contabilitatea trebuie îmbunătățită, da, dar nu în detrimentul planificării.
Desigur, ei încă fac planificare (dar nu în 1C, ci în XLS). Și prima sarcină principală (pe care încearcă să o rezolve) este planificarea numerarului.
- (1) Strategic (bugetare);
- (2) Operațional.
Concluzia este că cel mai adesea un minim de utilizatori (1-2 persoane) lucrează cu tabele de buget. Pentru majoritatea întreprinderilor, numărul de articole bugetare și alte analize nu este atât de mare. Adică totul poate fi procesat manual în XLS.
Dar în ceea ce privește planificarea operațională a d/s, situația aici este diferită. Adică există adesea un număr mare de facturi de plătit, multe plăți regulate, plăți așteptate pentru comenzile clienților etc.
Și, în plus, toate acestea pot fi „legate” de un număr mare de documente primare cu care lucrează diverși utilizatori ai programului, documentele sunt ajustate, situația se schimbă etc.
O altă diferență importantă între planificarea operațională și bugetare este că aceasta merge adesea „de jos în sus”. Adică din „Cereri de cheltuieli d/s”, care se completează întotdeauna de angajații departamentului.
Și aceste cereri, în consecință, trebuie să fie procesate la timp, acceptate/respinse, „programate” și plătite.
Total: planificarea operaţională pentru d/s este chiar prima sarcină de planificare, care ar trebui să fie automatizat în 1C pentru orice întreprindere.
Și, ca urmare a planificării, departamentul financiar / trezoreria ar trebui să „vadă” în sistem:
- Când, cui, din ce cont bancar/numerar, pentru ce sumă trebuie plătită;
- Care va fi soldul de numerar la data „cutare și așa”, ținând cont de soldurile curente, cheltuielile planificate și încasările de numerar. Așa-numitele trebuie evitate. "dispoziții de numerar"
Adică, este nevoie de a lucra cu calendarul de plăți.
- Ce datorie cu contrapartidele vor fi la datele specificate, luând în considerare plățile planificate, încasările și soldul curent al decontărilor reciproce.
Adică, este nevoie de a lucra cu calendarul de calcul.
Fiecare dintre configurații poate fi folosită pentru a rezolva problemele de planificare operațională, dar ar trebui făcută o alegere echilibrată pe baza domeniului și a dimensiunii proiectului dumneavoastră.
2. Caracteristici soft starter 1.3
Momentan, 1C nu a lansat încă noua ediție mult așteptată a UPP (reviziunea 2). Și din acest motiv, ne vom concentra pe ceea ce este disponibil - subsistemele corespunzătoare din SCP 1.3:
Trebuie remarcat faptul că subsistemul „Solicitări pentru Cheltuieli de numerar” a fost actualizat în configurație relativ recent (2011). Și ca urmare, în modul de interfață gestionată, în panoul de secțiuni a apărut elementul „Solicitări de cheltuieli d/s/”.
Dacă încercați într-o configurație standard, în modul fișier, să deschideți formularul de document „Solicitare cheltuieli D/s” (aka, ZRDS), atunci apare imediat o eroare pentru variabila „Valori globale” din modulul general „Lucrul cu Variabile generale”.
Astfel de erori pot fi corectate, totuși, după cum se spune: „sedimentul rămâne”. Adică, există suficiente „rugozități” în subsistemul UPP ZRDS.
Posibilitatea de a întocmi un document ZRDS printr-un browser WEB este utilă, dar în practică va trebui să vă gândiți cu atenție la simplificarea și ergonomia formei standard a documentului. Acest lucru va fi deosebit de important pentru dispozitivele mobile.
Dar în ceea ce privește calendarul de plăți, în modul thin client, de la distanță prin intermediul unui browser WEB etc. nu o vei putea folosi. Motivul este că subsistemul Cash Management nu a fost actualizat de mult timp și, în special, raportul Calendar de plăți nu este construit pe un sistem de compunere a datelor. Prin urmare, acest raport nu poate fi utilizat în clienții subțiri, nu există posibilitatea de a crea setări personalizate pentru acesta.
Când lucrați cu ZRDS, un loc important îl ocupă reglementările pentru coordonarea și aprobarea aplicațiilor. În funcție de structura organizatorică a întreprinderii și de alte caracteristici ale afacerii, procedura internă de aprobare a cererilor (regulamente de aprobare) poate fi destul de complexă (în mai multe etape, variabilă etc.). Deci, aceasta nu este o sarcină ușoară pentru automatizare.
În UPP este implementat subsistemul de coordonare și aprobare. Oferă setări destul de flexibile.
- Aprobarea este confirmarea necesității de a plăti cererea. De obicei, aprobarea trebuie să treacă prin șefii de departamente, managerii și alte persoane responsabile ale companiei.
- Aprobarea este confirmarea finală (de către Trezorier) că cererea va fi plătită. În acest caz, trebuie stabilită data plății și contul bancar/casierul de la care se va efectua plata. Astfel, plata se încadrează în planul operațional (calendarul de plăți).
Voi scrie despre aceste „momente” mai târziu, dar deocamdată să ne uităm la ce funcționalitate oferă o configurație tipică.
- Puteți activa utilizarea mecanismului de aprobare a aplicației separat pentru fiecare organizație.
- Este posibilă configurarea secvenței aplicației prin rute și ierarhia rutelor.
- De menționat că ierarhia din directorul departamentului nu este luată în considerare în mecanismele de rutare a aplicațiilor.
- De asemenea, este necesar să se anuleze că aprobarea și aprobarea au fost construite din punct de vedere tehnic fără utilizarea unui mecanism de proces de afaceri.
- La fiecare punct, puteți specifica unul/mai mulți utilizatori pentru care va fi disponibilă aprobarea aplicației. Adică aplicația poate fi aprobată de oricare dintre ei (oricine reușește să o facă primul).
- Pentru fiecare departament, puteți aloca un punct de rută de aprobare corespunzător. Esența acesteia este aceasta: la completarea unei cereri (ZRDS), trebuie să fie indicat Districtul Federal Central (diviziunea). Și în funcție de diviziunea specificată, UPP „găsește” punctul de aprobare corespunzător și „trimite” cererea de aprobare la acest punct.
De asemenea, este posibil să nu specificați un departament la stabilirea rutei de aprobare. În acest caz, un astfel de punct de coordonare va fi „aplicat” tuturor CFD-urilor pentru care punctul de rută corespunzător nu este indicat în mod specific.
- Aprobarea în sine se realizează folosind o procesare specială „Aprobarea cererii”
- Analiza disponibilității planificate a fondurilor, programul de plată și urmărirea lipsurilor de numerar se realizează în raportul „Calendarul de plăți”.
Pe lângă consumul planificat de d/s (ZRDS), puteți lua în considerare și primirea planificată de d/s. În aceste scopuri, se are în vedere întocmirea unui document special „Încasare planificată a veniturilor”.
Trebuie remarcat faptul că, deși documentul „Primirea planificată a d/c” are stări (pregătit, convenit etc.), nu există posibilitatea de a coordona acest document (precum și ZRDS). Adică, modificarea stărilor documentelor este posibilă numai în modul „control manual”.
Și în UPP este posibil să se țină cont de primirea planificată de numerar de la cumpărători fără a pregăti documente „Primire planificată de numerar”.
Adică, dacă „Comenzile clienților” sunt emise pentru un cumpărător, atunci într-un raport separat „Calendarul de plăți ținând cont de comenzi” poate fi văzută această chitanță planificată.
- Pe lângă raportul Calendar de plăți, există un raport de analiză a disponibilității numerarului.
În același timp, este posibilă rezervarea d/s (pe baza cererilor de cheltuieli) sau plasarea cererilor în raport cu veniturile planificate.
Există, de asemenea, funcționalitate pentru închiderea ZRDS și venitul planificat din d/s. În aceste scopuri, în modul „client obișnuit” sunt furnizate documentele „Închidere cereri de cheltuieli/încasări”.
Cu toate acestea, această funcționalitate nu este acceptată și în modul client subțire/web.
Aici trebuie să înțelegeți că tehnica „rezervării grele” este strâns legată de cronologia introducerii documentului, iar acest lucru îngreunează ajustările și reprogramarea.
Prin urmare, funcționalitatea este lăsată în UPP mai degrabă ca o „moștenire a trecutului”, iar calendarul de plăți ar trebui utilizat pentru a analiza disponibilitatea d/s. 
Deci, am luat în considerare funcționalitatea soft starter-ului și acum voi enumera acele aspecte ale configurației standard care în practică, pe proiecte, trebuie modificate:
- Conform documentului „Cerere pentru cheltuieli d/s”:
- În document, puteți indica „Divizia” (apropo, în configurație este desemnat District Federal Central - centru de responsabilitate financiară). Dar este foarte posibil ca o cerere să fie depusă de la o divizie (CFD), iar în acest caz costurile vor trebui să fie atribuite/distribuite în continuare către o altă divizie(e) (CFD - centre de management financiar).
Abilitatea de a specifica funcții digitale etc. - absent.
Nu există posibilitatea de a schimba ruta sau de a redirecționa aplicația către alte rute.
- În document, puteți indica „Divizia” (apropo, în configurație este desemnat District Federal Central - centru de responsabilitate financiară). Dar este foarte posibil ca o cerere să fie depusă de la o divizie (CFD), iar în acest caz costurile vor trebui să fie atribuite/distribuite în continuare către o altă divizie(e) (CFD - centre de management financiar).
- Nu există posibilitatea de a planifica transferul de numerar între conturile curente, din cont la casierie etc.
- Procesul de aprobare:
- Este posibil să se coordoneze ZRDS, dar nu există posibilitatea de a coordona primirea planificată de d/s.
- În practică, devine necesar să se efectueze aprobări pentru alți angajați. În același timp, sistemul trebuie să înregistreze și informații despre „cine a efectuat aprobarea și pentru cine”.
Opțiunea instalării mai multor executori posibili la un punct de coordonare este adesea nepotrivită, astfel încât acest executant poate fi indicat în alte etape de coordonare. Ca urmare, toate acestea vor duce la faptul că angajatul va avea simultan sarcini de aprobare principale și indirecte în lista cererilor de aprobare. Desigur, acest lucru derutează utilizatorul și nu este convenabil.
Pentru a rezuma, abilitatea de a coordona pentru un alt interpret, abilitatea de a indica cine are dreptul de a coordona pentru cine lipsește.
- În procesul de aprobare a cererilor, atunci când o cerere este transmisă spre aprobare la următoarea de-a lungul traseului, este solicitată funcționalitatea de informare automată (prin e-mail) a următorului executant, precum și a autorului cererii. .
- Dacă autorul aplicației este deja responsabil de coordonare/aprobare (în orice etapă a traseului!), atunci este destul de logic ca programul să „scurteze” automat ruta, redirecționând aplicația la cel mai înalt nivel disponibil. Cu toate acestea, acest lucru nu este prevăzut în UPP.
- Toate cerințele de mai sus, deși nu sunt incluse în configurația standard, sunt totuși .
- Rapoarte, drepturi de acces.
- Există o cerere pentru posibilitatea limitării accesului la aplicații numai de către autorii/interpreții disponibili (coordonatori); de departamente disponibile utilizatorului.
- Nu există nicio raportare privind controlul (pe zile și intervale) al datoriei reale și planificate. Acest lucru este valabil atât pentru cumpărători, cât și pentru furnizori.
- Raportarea și unele dintre funcționalități nu sunt potrivite pentru lucrul în modul client subțire/web.
- Contabilitatea acordurilor și contractelor regulate.
- Există adesea situații în care este necesară plata regulată a furnizorilor. De exemplu, plăți de închiriere etc.
UPP nu o reflectă automat în calendarul de plăți etc. aceste cheltuieli viitoare. Adică, este necesar să urmăriți manual astfel de plăți și să completați cererile de plată, ceea ce este incomod și necesită multă muncă.
- Acordurile cu cumpărătorii și furnizorii pot prevedea condiții pentru procentul de plată în avans, termenele de plată etc.
UPP nu înregistrează automat toate aceste informații și (în consecință) le reflectă automat în calendarul de plăți.
- Există adesea situații în care este necesară plata regulată a furnizorilor. De exemplu, plăți de închiriere etc.
Odată cu lansarea noii configurații „Trade Management Rev.11”, au apărut multe caracteristici noi, utile pentru sarcinile de planificare operațională și control financiar.
Poate cel mai semnificativ lucru din această parte din UT11 (comparativ cu UPP 1.3) este mecanismul de contabilizare a programului de plată. Acest mecanism „închide” ceea ce lipsea amarnic – automatizarea planificării/contabilității în baza acordurilor și contractelor obișnuite.
Astfel, în UT11 nu trebuie să întocmiți deloc documente (dacă nu este nevoie, bineînțeles) pentru planificarea cheltuielilor și a încasărilor și, în același timp, calendarul de plăți va fi format normal.
Puteți anula faptul că „setările standard” ale raportului „Calendarul de plată” nu corespund cu adevărat așteptărilor (ca atare, calendarul nu este afișat), dar în modul utilizator puteți adăuga o grupare după „data plății” și raportul va fi generat în forma obișnuită.
Funcționalitatea raportului s-a extins foarte mult (comparativ cu SCP 1.3) datorită utilizării unui sistem de compunere a datelor. Acum, raportul poate fi generat într-un client thin/web, salvat în baza de date și atribuit diferiților utilizatori setările de care au nevoie.
Pe lângă planificarea consumului și primirii bunurilor de uz casnic, UT11 are acum funcționalitatea de planificare a mișcării bunurilor de uz casnic. În aceste scopuri, puteți întocmi documentele „Ordin de mutare a gospodăriilor”.
Față de UPP 1.3 pentru documentul „Cerere pentru cheltuieli în numerar”, numărul de tipuri de tranzacții comerciale luate în considerare a crescut:
Acum este posibil să se aprobe atât documentele „Cerere de cheltuire a fondurilor”, cât și alte ordine:
Pentru a analiza datoria pe intervale/termene limită este furnizat raportul „Conturi de creanță”. Dacă este necesar, puteți crea și un calendar de datorii. Pentru a face acest lucru, în modul personalizat ar trebui să adăugați o grupare după datele de plată.
Din păcate, UT11 (ca și până acum) nu oferă posibilitatea de a analiza calendarul datoriilor de către furnizori. Cu toate acestea, UT11 trebuie să fie finalizat pentru această sarcină.
Pentru a rezuma: Noile soluții metodologice „1C”, împreună cu capacitățile platformei 8.2, oferă o bază bună pentru automatizarea sarcinilor de planificare operațională și control al d/c.
Dar, în același timp, trebuie să înțelegeți că configurația UT11 nu este o soluție completă, gata făcută, pentru automatizarea trezoreriei și planificarea financiară.
- În primul rând, UT11 implementează într-o formă foarte simplificată un mecanism de coordonare/aprobare a cererilor de cheltuieli și a altor documente de planificare d/c. Adică nu există mecanisme de rutare, procesul de aprobare a aplicațiilor se reduce la simpla setare a stărilor.
- În al doilea rând, UT11 nu are un subsistem de bugetare și (ca urmare) nu există nicio funcționalitate pentru monitorizarea aplicațiilor pentru bugetele planificate.
Din punct de vedere istoric, configurația WA:Financier a fost dezvoltată pe baza produsului Treasury Management.
Și, în același timp, noua soluție „Financier” de la WiseAdvice include și:
- Subsistemul planificare bugetară;
- Subsistemul de management al contractelor;
- Subsistemul de formare și contabilizare a plăților efective;
- Mecanism flexibil, personalizabil pentru generarea/completarea documentelor pe baza de șabloane;
- Subsistem flexibil, personalizabil de integrare client-bancă.
- În timpul procesului de aprobare a aplicației, nu puteți doar să aprobați/respingeți documentul (cum se face în UPP), dar sunt disponibile și alte funcții: de exemplu, trimiteți un document pentru revizuire sau solicitați informații suplimentare. informaţii.
Întregul proces este automatizat în consecință, raportarea este furnizată cu privire la stadiul procesării aprobării documentelor.
5. Rezultate
 |
 |
 |
Concluzii:
- Pentru a automatiza activitatea departamentelor financiare, trezorerielor, organizațiilor cu structuri organizaționale complexe. structura solutia cea mai potrivita este „WA: Finanțator”.
Această soluție se dezvoltă și evoluează de mult timp, acumulând în consecință specificul și cerințele diferitelor instituții financiare. departamente și trezorerie. Costurile totale cu forța de muncă pentru dezvoltarea soluției s-au ridicat la peste 5.000 persoane/oră.
Avantajul soluției „WA: Financier” este funcționalitatea dezvoltată și un număr mare de mecanisme de setări ale programului. Astfel, implementarea acestei soluții este posibilă într-un timp scurt (așa-numita „implementare out-of-the-box”), fără suplimentar. dezvoltare, programare etc.
Deoarece soluția conține mecanisme pentru schimbul bidirecțional cu toate configurațiile standard principale, integrarea în structura existentă (schimbul de date cu bazele de date UT, UPP, Kompleksnaya, Bukh) nu va fi dificilă.
- Pentru a automatiza departamentul financiar/trezoreria ca parte a unui proiect cuprinzător de automatizare cea mai buna solutie este bazat pe UPP.
În același timp, trebuie să înțelegeți că funcționalitatea soft starter-ului va necesita îmbunătățiri.
Specific, cerințe financiare. departamentele și trezoreriile nu sunt încorporate în UPP la fel de profund precum se face în soluții separate, specializate.
Astfel, implementarea SCP pentru aceste sarcini ar trebui realizată doar ca parte a unui proiect de automatizare.
- Pentru organizațiile mari, pentru automatizarea departamentului de trezorerie UT11 nu se potriveste.
În această decizie, în primul rând, nu există mecanisme de coordonare/aprobare a documentelor de planificare.
În al doilea rând, nu există un subsistem de bugetare și control asupra implementării bugetelor în timpul planificării operaționale.
Cu toate acestea, UT11 perfect pentru automatizare (inclusiv planificarea operațională d/c) financiar mic departamentele companiei.
Încărcare...