Ce reguli trebuie respectate în corespondența prin e-mail. Clasificarea corespondenței de afaceri. Eticheta de vorbire a corespondenței de afaceri

Corespondența de afaceri prin e-mail este o modalitate convenabilă de comunicare scrisă între entitățile de afaceri. Trebuie să scrii și să primești o mulțime de scrisori, iar rapiditatea și corectitudinea comunicării este una dintre componentele muncii de succes a companiei. Câteva reguli Corespondență de afaceri.

E-mailul și-a ocupat ferm locul în corespondența de afaceri datorită avantajelor sale - disponibilitate non-stop, eficiență și ușurință în utilizare. În acest articol, vom analiza câteva dintre nuanțele corespondenței de afaceri online.

Primirea scrisorilor

Ar trebui să vă verificați căsuța poștală de mai multe ori în timpul zilei de lucru. În caz contrar, puteți întârzia rezolvarea problemelor importante și puteți opri munca altor persoane.
Dacă ați primit o scrisoare, atunci trebuie să o citiți, pentru că cineva a trimis-o. Desigur, aici nu vorbim despre spam.
Dacă sunteți manager, atunci ziua dvs. de lucru ar trebui să înceapă cu verificarea corespondenței. Pentru comoditate, setați clientul de e-mail să livreze sau să trimită automat e-mail la fiecare 10-20 de minute.
În cazul în care sunteți ocupat și primiți un e-mail, uitați-vă la cine este, care este subiectul e-mailului și uitați-vă rapid la titlu pentru a evalua importanța e-mailului.
Încercați să răspundeți imediat la e-mailuri - acest lucru vă va ajuta să evitați blocajele în e-mail.

Utilizați corect câmpurile Către, Cc și Cco

"La care". Dacă trimiteți o întrebare sau cereți lămuriri, atunci așteptați un răspuns de la destinatar, ale cărui date sunt indicate în câmpul „către”. Când sunteți destinatarul, trebuie să răspundeți la întrebare. Adică, acest câmp conține datele destinatarului.
"Copie". Destinatarul ale cărui date sunt indicate în acest câmp sunt, parcă, „martori oculari invitați”. Destinatarul în acest caz nu trebuie să răspundă la scrisoare. În plus, dacă trebuie să trimiteți o astfel de scrisoare, ar trebui să înceapă cu rândurile „îmi pare rău că am intervenit”, din politețe.
„Copie ascunsă”. Faptul că scrisoarea a fost trimisă destinatarului ale cărui date sunt indicate în câmpul „copie oarbă” este necunoscut destinatarului principal. În plus, acest câmp este utilizat pentru corespondența în masă.

Când răspundeți, nu uitați de butonul „răspunde tuturor”, acest lucru vă va ajuta să nu pierdeți niciun destinatar. Puteți șterge oricând destinatarii nedoriți și adăugați alții noi.

Câmp de subiect. Acest câmp trebuie întotdeauna completat. Persoana căreia i se adresează scrisoarea poate primi o cantitate imensă de corespondență pe zi, iar prin acest câmp va putea evalua gradul de importanță al scrisorii. Subiectul scrisorii ar trebui să reflecte pe scurt și în mod informativ conținutul acesteia.

„Importanța scrisului”. În cazul în care scrisoarea conține informații importante sau urgente care necesită o examinare urgentă, indicați acest lucru, setați importanța la „mare”. Acest lucru va face e-mailul dvs. să iasă în evidență în căsuța dvs. de e-mail. Dar nu abuzați de această funcție.

Cum să răspunzi la e-mail

Mai jos vom lua în considerare o mică instrucțiune despre scrierea unui răspuns la o scrisoare.

Ar trebui să începeți întotdeauna cu un salut - un tribut adus curtoaziei, nu se poate face nimic.
Trebuie să comunicați cu o persoană în limba sa. Și acest lucru se aplică nu numai lingvisticii, ci și formei de comunicare. Comunicarea informală poate fi considerată o lipsă de respect și chiar o încercare de a jigni interlocutorul.
Nu trebuie să utilizați transliterarea, decât atunci când trimiteți o scrisoare cu telefon mobil. În cazul în care clientul dvs. de e-mail nu are limba rusă, trimiteți textul scrisorii în aplicație.
O scrisoare de afaceri trebuie să fie restrânsă, precisă și concisă. Acuratețea înseamnă indicarea clară a datelor la care vă referiți (data, locul, ora etc.). Specific – destinatarul scrisorii tale ar trebui să înțeleagă încă de la primele rânduri ce anume se cere de la el. Concizie. Dacă ești un gânditor clar, ești capabil să-ți exprimi gândurile în mod clar. Iar interlocutorul tău îl va vedea imediat și îl va aprecia. Prin urmare, ar trebui să evitați „apa” pentru mai multe pagini dacă puteți spune esența problemei în câteva propoziții.
Atunci când o scrisoare conține mai multe întrebări, sarcini sau subiecte, acestea trebuie să fie structurate și separate unele de altele. Un flux continuu de gânduri este greu de citit și chiar mai dificil de a extrage puncte importante din el.
Solicitările făcute prin scrisori ar trebui să primească un răspuns cât mai detaliat posibil. Răspunsuri precum „De făcut” nu sunt acceptabile.
Nu ar trebui să existe erori în textul scrisorii. Nu este înfricoșător dacă se strecoară una sau două greșeli minore. Dar dacă suferiți de analfabetism cronic de la literă la literă, atunci interlocutorul nu va avea cea mai bună impresie despre dvs.
Verificați-vă întotdeauna scrisorile! Citiți scrisoarea de mai multe ori și asigurați-vă că nu ați omis nimic, verificați dacă există erori, dacă detaliile destinatarului sunt corecte etc., etc.

Activitatea oricărei organizații – industrială sau comercială – este de neconceput fără managementul intern al documentelor. Adoptarea unor decizii corecte de management depinde direct de cât de complet sunt colectate și analizate informații diverse surse despre starea de fapt în organizație. Iar locul cel mai important în fluxul de informații de afaceri este ocupat de așa-numitele. documente informative și de referință: rezumate, acte, certificate, rapoarte, explicative și memorii etc.
Probabil că de mai multe ori în timpul activității tale de muncă ai fost martor sau chiar ai participat la clarificări neplăcute de genul „Ți-am spus! De ce nu ai făcut-o?!" sau „Ar fi trebuit să se facă cu primul număr! Ivan Stepanych ar fi trebuit să vă spună despre asta la telefon!” Este practic imposibil de demonstrat că instrucțiunile menționate au fost sau nu date. Așadar, pentru a nu lucra la basme, pentru a nu intra în astfel de situații și pentru a nu dovedi într-o zi că nu ești un animal cu două cocoașe de pe continentul african, există o întreagă familie de informații și documente de referință numite note. .
În procesul de producție, activități comerciale sau de altă natură, de regulă, sunt distribuite următoarele tipuri de note:
1) raport;
2) oficial;
3) explicativ;
4) explicativ.
Să le luăm în considerare mai detaliat.

memorandum

Dicționarul nostru
memorandum- acesta este un document de informare și referință adresat șefului organizației, unitate structurală sau o organizație superioară, care să conțină o declarație detaliată și detaliată a oricărei probleme sau probleme, care să cuprindă concluziile și propunerile compilatorului cu privire la problema expusă în notă.

Printr-un memoriu, de regulă, angajații informează conducerea despre evenimentele care au avut loc, faptele și fenomenele care necesită o decizie. În argou de birou, notele nu sunt în zadar numite „ipoteci” - de obicei, prin scrierea unui memoriu, angajații organizației informează conducerea despre diverse abateri și încălcări.
Memorandumul poate fi creat atât din inițiativa personală a angajatului, cât și în numele șefului.
Memorandumul poate fi:

extern (dacă memoriul este trimis în afara organizației, de exemplu, unei organizații superioare);
intern (dacă nu părăsește organizația).

Un memoriu extern este întocmit pe antetul general al organizației și conține următoarele detalii:

Numele companiei;
denumirea tipului de document (MEMORIA);
data documentului;
numărul de înregistrare al documentului;
locul întocmirii sau publicării documentului;
destinaţie;
titlul textului;
textul documentului;
semnătură (șeful organizației);
marcajul despre interpret (așa-numitul GHID).

Sfatul nostru
Conform clauzei 3.18 din GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente” titlul poate răspunde la întrebările „despre ce (despre cine)?”. Vă sfătuim să utilizați doar o astfel de formă de titlu. Abține-te de la construcții precum „Cu privire la...” și „În ceea ce privește...” - par strânși și greoi.

O notă externă este prezentată în Exemplul 1.

Pentru dreptate, observ că, în practică, nu am întâlnit niciodată rapoarte externe. Literele sunt de obicei folosite în acest scop.
Memorandumul intern este folosit foarte larg. Se adresează șefului în ordinea subordonării directe și se întocmește pe o coală standard de hârtie A4. Aceasta înseamnă că puteți omite detaliile conținute în formularul principal: „Emblema organizației sau marcă comercială (marca de serviciu)”; „Codul organizației”, „Numărul primar de înregistrare de stat (OGRN) al unei persoane juridice”; „Număr de identificare fiscală / Cod motiv de înregistrare (TIN/KPP)”; „Date de referință despre organizație; „Locul întocmirii sau publicării documentului”. Trebuie indicate toate detaliile necesare, localizate în conformitate cu GOST R 6.30-2003.
„Către șef în ordinea subordonării directe” înseamnă că un salariat al unității poate scrie un memoriu adresat superiorului său imediat sau numelui unui manager superior, dar în acest caz, șeful imediat trebuie să citească mai întâi memoriul și pune viza lui. Nu poți să „sari peste capul” supervizorului tău imediat (cu excepția cazului în care, desigur, aceasta este ultima ta zi de lucru în această organizație, iar mâine vei zbura pentru a trăi și a lucra în New York sau pe Marte pentru totdeauna). Aceasta este respectarea subordonării, nu o neglijați.
Un memorandum intern este furnizat în Exemplul 1.

Textul memorandumului are de obicei următoarea structură:
a) un preambul, sau o parte introductivă, care prezintă motivele sau faptele care au dus la întocmirea documentului;
b) analiza situaţiei actuale;
c) concluzii și sugestii cu privire la ce acțiuni ar trebui întreprinse, date fiind circumstanțele.

Intern memoriul este folosit foarte larg. Se adresează șefului în ordinea subordonării directe și se întocmește pe o coală standard de hârtie A4. Aceasta înseamnă că puteți omite detaliile conținute în formularul principal:

sigla companiei sau marca comerciala (marca de serviciu);
codul de organizare;
numărul principal de înregistrare de stat (OGRN) al unei persoane juridice;
numărul de identificare a contribuabilului/codul motivului de înregistrare (TIN/KPP);
date de referință despre organizație;
locul întocmirii sau publicării documentului.

Trebuie să specificați toate detaliile necesare în conformitate cu GOST R 6.30-2003.

„Către șef în ordinea subordonării directe” înseamnă că un salariat al unității poate scrie un memoriu adresat superiorului său imediat sau numelui unui manager superior, dar în acest caz, șeful imediat trebuie să citească mai întâi memoriul și pune viza lui. Nu poți să „sari peste capul” supervizorului tău imediat (cu excepția cazului în care, desigur, aceasta este ultima ta zi de lucru în această organizație, iar mâine vei zbura pentru a trăi și a lucra în New York sau pe Marte pentru totdeauna). Aceasta este respectarea subordonării, nu o neglijați.

Un memorandum intern este furnizat în Exemplul 2.

LA. Nazarova,
şef de birou

Materialul este publicat parțial. Îl puteți citi integral în revistă.

Care sunt tipurile de corespondență comercială.
Ce reguli de corespondență comercială este important de urmat.
Care sunt caracteristicile e-mailului de afaceri?

Face Corespondență de afaceri respectarea regulilor este una dintre componentele importante ale succesului într-o carieră și în afaceri. Necunoașterea acestor reguli sau aplicarea lor incorectă în practică poate duce la pierderea partenerilor și clienților. În plus, corespondența de afaceri precisă și competentă este o componentă importantă a unei imagini de afaceri.

Care sunt tipurile de corespondență comercială

Corespondența de afaceri - cu parteneri, clienți, colegi, organizații - este una dintre cele mai importante activități ale oricărei întreprinderi. Managerii, angajații de diferite grade primesc și trimit scrisori, oferte comerciale etc. În funcție de formă, conținut și direcție, orice corespondență se împarte în următoarele tipuri:

oficial;
personal;
intern;
extern.

Pentru fiecare dintre ele există cerințe separate pentru compilare și depunere. Cele mai comune tipuri de scrisori de afaceri formale sunt:

mulțumire;
comercial;
scrisori, cereri și cereri;
negări;
Felicitări;
condoleanțe, necrolog.

Având în vedere că cea mai mare parte a corespondenței de afaceri de astăzi se realizează electronic, există șabloane gata făcuteși forme pentru orice fel.

Arta scrisului de afaceri

Fiecare text este un mecanism de influențare a destinatarului. Dacă nu funcționează, atunci ai încălcat regulile de asamblare: ai luat piesele greșite, ai aranjat greșit. Pentru a obține ceea ce doriți de la destinatar, trebuie să culegeți faptele corecte, să le precizați corect și să faceți acest lucru „cu fața potrivită” - unul care îl va face pe destinatarul scrisorii să dorească să vă accepte oferta. Cum să o facă?

Date. Se întâmplă ca argumentele raționale care îl pot convinge pe destinatar să se piardă în prezentarea haotică a unor gânduri diverse, uneori străine. Dar merită să construiți o structură, iar scrisoarea devine clară și convingătoare, chiar dacă nimic din ea nu a fost schimbat în sens. ideea principala(de multe ori acesta este un apel la acțiune) este adus la început, urmează imediat salutul. Următoarea este o listă de argumente (fiecare este indicată printr-o linie roșie și cu italice) cu ilustrații vii (explicații). La final, există un apel la acțiune. Urmează semnătura. Editarea simplă transformă chiar și un mesaj jalnic și puțin inteligibil „către satul bunicului” din povestea lui Cehov „Vanka” într-o ofertă ispititoare bine motivată către bunic.

imaginea expeditorului. Răspunsul depinde de modul în care apare expeditorul scrisorii. Într-o scrisoare, poți fi un funcționar sau poți fi o persoană. Uneori prima este benefică, iar uneori cea din urmă. De exemplu, dacă lăudați destinatarul, este mai bine să folosiți un stil personal (scrieți de la dvs., raportați-vă atitudinea față de fapte, vorbiți pe picior de egalitate). Datorită acestui fapt, destinatarul va ști nu numai că este bine făcut, ci și că tu ești cel care ai o părere bună despre el. Certerea, dimpotrivă, este mai bună cu fraze formale, care expun fapte simple. Acest sfat, într-o prezentare oarecum exagerată, arată astfel: în loc de „Ești un prost”, trebuie să scrieți „semnele minții cititorului nu au fost găsite”.

În corespondența modernă, ajungem adesea direct la obiect, omițând „vorbirea despre vreme” între salut și titlu. S-ar părea că o propoziție scurtă opțională nu are o încărcătură semantică mare. Dar este cel care apare pentru prima dată în fața ochilor cititorului, prin urmare dă tonul scrisorii și determină cu ce ochi va privi destinatarul la restul textului. Iată câteva exemple despre cum să începi mesajul către subordonați și parteneri, urmărind diferite obiective.

Pentru a adăuga greutate: „Având în vedere că proiectul A se află sub controlul personal al guvernatorului regiunii, vă reamintim.”

Pentru a stabili relații calde cu o companie necunoscută: „După ce am aflat că compania dumneavoastră, ca și noi, este un sponsor al concursului KVN Siberia, am decis să vă oferim în primul rând.”

Pentru a obține ajutor: „Olya, ai fost atât de cool și, cel mai important, ai vorbit profesionist la conferință! Cred că tu, ca expert, mă poți ajuta.”

Pentru a mobiliza subordonații: „Felicitări – este deja vineri. Rămâne să depuneți propuneri la buget - și vă puteți relaxa.

5 prime fraze groaznice care îți vor ucide e-mailul

Compania americană HubSpot a aflat care primele propoziții nu inspiră cititorul, ci, dimpotrivă, îl obligă să ștergă scrisoarea. Aflați care sunt aceste expresii și nu le folosiți niciodată la începutul unei corespondențe.

Reguli generale pentru corespondența de afaceri

Reputația companiei dvs. depinde indirect de modul în care este concepută și scrisă scrisoarea de afaceri. Putem spune că pentru a-și forma o imagine de succes a companiei și pentru a-și construi reputația, angajații trebuie să respecte regulile corespondenței de afaceri atât pentru comunicarea externă, cât și pentru cea internă.

Scrisoare goală. Corect ar fi să folosim formulare concepute în stil corporativ, pe care există detalii. Stilul se referă la prezența unui logo, utilizarea unui font special, indicarea tuturor informațiilor de contact și a numelui complet al organizației.

Aranjament în pagină. La scrierea unei scrisori de corespondență comercială, se folosesc marginile (marginea din stânga - 2 cm, marja din dreapta - 1 cm, marginile superioare și inferioare - 2 cm fiecare). Dacă litera include mai multe foi, atunci acestea trebuie numerotate (puse în partea de sus a foii la mijloc).

Stil. Scrisorile de afaceri sunt scrise într-un stil de afaceri formal, care scurta descriere esența literei, acuratețea formulării și utilizarea ștampilelor și a turelor standard. În plus, există o regulă în corespondența de afaceri: o problemă - o scrisoare.

Structura textului. O scrisoare de corespondență comercială standard include trei părți:

Apel la destinatar.
Introducere (scopurile scrisorii).
Parte principală.
Rezumat.

Reguli de corespondență comercială în limba engleză

Pregătirea corespondenței de afaceri Limba engleză efectuate în conformitate cu cerințele generale:

Textul este împărțit în paragrafe fără utilizarea unei linii roșii.
Colțul din stânga sus al scrisorii trebuie să conțină datele personale ale expeditorului ( Numele complet, sau numele organizației și adresa acesteia).
Mai jos este numele adversarului sau numele întreprinderii destinatarului cu adresa (pe un rând nou).
Data scrisorii este indicată pe trei rânduri mai jos sau în colțul din dreapta sus.
Partea principală a scrisorii este plasată în centrul foii.
Este mai bine să începeți ideea principală cu o indicație a motivului din motivul contestației: „Scriu...”
O scrisoare standard ar trebui să se încheie cu expresia: „Cu drag” dacă numele destinatarului este cunoscut; „Cu încredere” – dacă nu.
Sari peste cele patru rânduri de după mulțumire și includeți numele și funcția dvs.
Semnătura este plasată între nume și salutul de mai sus.

„Limba” corespondenței de afaceri

Există cerințe speciale pentru corespondența de afaceri. În primul rând, scrisorile nu trebuie să conțină nuanțe emoționale. Acestea ar trebui să fie cât mai discrete, concise și precise posibil. Construcția logică și consistentă a textului înlocuiește complet emoționalitatea. Interjecții, diminutive, abrevieri care nu sunt pe lista celor general acceptate - toate acestea ar trebui evitate în corespondența de afaceri.

Una dintre condițiile importante pentru scrierea unei scrisori este acuratețea semantică, care reprezintă valoarea ei practică.

Următorul criteriu important este prezentarea logică a textului. Cuvintele nu trebuie supuse unei interpretări duble - acest lucru poate schimba sensul conținutului din scrisoare și îi poate da un ton nedorit.

Scopul principal al oricărui document de afaceri este persuasivitatea în exprimarea unui anumit punct de vedere. Principalele reguli în scrierea și compilarea unui document, a unei note sau a unei scrisori sunt alfabetizarea, argumentarea, apelul corect, fiabilitatea informațiilor și suficient dovezi.

Mai jos sunt câteva reguli pentru scrierea scrisorilor de afaceri:

Utilizarea pronumelor. Corespondența de afaceri ar trebui să evite reflectarea emoțiilor și percepțiilor personale. Informațiile comerciale sunt în mod tradițional comunicate folosind formulare standard. De regulă, în cursul unei astfel de corespondențe se exprimă interesele întregii întreprinderi, și nu ale unui individ, de aceea recursul vine de la plural. Și, deși aceasta implică folosirea pronumelui „noi”, utilizarea acestuia trebuie evitată prin folosirea formelor verbale adecvate.

Formulare de gaj. În corespondența de afaceri, ar trebui folosită vocea pasivă. Astfel de apeluri au un aspect mai blând. De exemplu, dacă rearanjați expresia: „Nu ați finalizat lucrările de reparație la timp”, cu cuvintele „Lucrările de reparații prevăzute de contract nu au fost finalizate”, atunci este posibil să precizați chiar faptul nefinalizării lucrează fără a face acuzații directe. Adică este indicat faptul încălcării, dar nu sunt indicați autorii specifici, ceea ce face tonul literei mai blând.

Vocea activă este folosită atunci când se definește într-o literă un obiect care servește drept inițiator al anumitor acțiuni. De exemplu, „departamentul juridic, oferind clarificări…”. Trebuie remarcat faptul că în astfel de propoziții se folosește forma timpului prezent.

Utilizarea vocii pasive determină și natura literei. Astfel de formulare vă permit să puneți accentul pe un anumit eveniment, și nu pe executanții acțiunii (oferta trimisă, raportul primit). Vocea pasivă este folosită și dacă obiectul este evident (data întâlnirii a fost stabilită).

Forma verbului. Dacă este nevoie să se concentreze atenția asupra unei acțiuni care se repetă constant, verbele într-o formă incompletă sunt folosite pentru a le descrie (specialiștii încalcă în mod regulat termenele limită). Dacă este necesar să se sublinieze caracterul complet al procesului, se folosește forma perfectă a verbelor (patrulerii au început să servească).

Introducerea accentelor. În timp ce majoritatea e-mailurilor de afaceri au un ton neutru, există momente când este nevoie de o concentrare suplimentară asupra anumitor puncte. Pentru aceasta se folosesc ture introductive, înmuiind fraza. (Dacă schimbați expresia „vă rugăm să trimiteți documentația în posesia dumneavoastră” cu cuvintele „vă rugăm să trimiteți documentația care pare să fie în posesia dumneavoastră”, atunci gradul de tensiune este redus semnificativ în ea și este mai potrivit pentru cerințe de tact în corespondența de afaceri.)

Atunci când scrieți scrisori de afaceri, trebuie acordată atenție și unei atitudini respectuoase față de adversar. Deci, dacă expresia „nu suntem interesați de oferta dumneavoastră” este înlocuită cu „din păcate, nu suntem interesați în prezent de oferta dumneavoastră”, aceasta este eliberată de rigiditatea inutilă, ceea ce nu este adecvat în corespondența de afaceri.

Construcțiile introductive sunt, de asemenea, o parte importantă a unei scrisori de afaceri, deoarece le fac să nu fie atât de uscate. În conformitate cu normele de etichetă în afaceri, expresia „vă rugăm să faceți, dacă este posibil, comentariile dumneavoastră de experți cu privire la calitatea materialelor noastre” ar fi potrivită. Construcțiile introductive sunt un instrument bun pentru reducerea categoricității, arătarea respectului și a atenției, precum și exprimarea unui ton binevoitor. Folosirea lor vă permite să exprimați o idee fără a răni mândria adversarului.

Eticheta e-mailului de afaceri: 5 sfaturi pentru a face o impresie bună de departe

1. Timpul de răspuns la scrisoare demonstrează interesul dumneavoastră pentru comunicare și cooperare. Este necesar să răspundeți la scrisorile de afaceri în cel mai scurt timp posibil: minute, ore, maxim pe zi. Dacă există motive obiective pentru întârziere, trimiteți o scrisoare și scrieți că ați primit un mesaj și că veți răspunde în curând. Pentru a stabili prioritățile corect, ar trebui să acordați atenție notelor corespunzătoare din scrisoarea adversarului - „importanță”, „temă” și așa mai departe. Prezența unor astfel de semne indică cât de important este răspunsul tău.

O întârziere a răspunsului este o probabilitate mare de a pierde un client. Vă rugăm să răspundeți cât mai curând posibil. „Pentru mai târziu” lăsați doar litere, răspunsul la care necesită mult timp. Învățarea să preziceți comportamentul oamenilor și negocierea excelentă vă vor ajuta în Școala Directorului General.

2. Apel personal. Adresa personală este de preferat, deoarece este o manifestare a respectului față de destinatar.

Utilizarea unei adrese personale este una dintre regulile obligatorii ale corespondenței de afaceri. Orientarea personală este o demonstrație de respect pentru individualitate și bunăvoință. În plus, în acest fel îți vei evidenția scrisoarea din masa gri de răspunsuri șablon.

3. Exprimarea cuvintelor de recunoștință (pentru apel). Aprecierea exprimată într-o scrisoare este un fel de exprimare a recunoştinţei pentru alegerea unui adversar sau client în favoarea companiei dumneavoastră. Un răspuns scris care începe cu „Mulțumesc pentru scrisoarea ta” demonstrează adversarului că este valoros pentru tine. Acest ton al unei scrisori de afaceri este corect, deoarece reflectă o poziție constructivă. De exemplu:

Buna ziua!

Cu sinceritate,

Anatoly Seosyan.

Răspuns nereușit

răspuns norocos

Salut Anatoly! Pentru a deschide un cont, aveți nevoie de detaliile companiei dvs. Trimiteți-le, vă rog, în răspunsul la această scrisoare.

Salut Anatoly! În primul rând, dorim să vă mulțumim pentru că ați ales centrul nostru. De asemenea, dorim să ne exprimăm încrederea că veți fi mulțumit de cooperarea cu noi. Pentru a deschide un cont, avem nevoie de detaliile companiei dvs. Vă rugăm să le trimiteți ca răspuns la această scrisoare.

O expresie de recunoștință pentru încrederea în afacerea dumneavoastră se face la începutul scrisorii folosind următoarele construcții:

Îți mulțumesc pentru interes…;
Multumesc pentru scrisoarea ta…;
Vă mulțumim că ne-ați contactat...;
Vă mulțumim că ați ales compania noastră...;
Îți mulțumesc pentru interes...

4. Final pozitiv. Construcțiile finale sunt garantate să cadă în câmpul de atenție al adversarului după citirea scrisorii. Prin urmare, este de dorit să se consolideze starea de spirit pozitivă a corespondenței de afaceri în această formă și să se creeze o dispoziție pozitivă și o dorință de a continua comunicarea cu partenerul de corespondență. De exemplu;

ultimul lucru care rămâne în câmpul de atenție al destinatarului la citirea scrisorii dumneavoastră. Fixați atmosfera emoțional pozitivă a comunicării de afaceri în ultimele fraze. Creați la destinatar bună dispoziție- ca să vrea să comunice din nou cu tine. De exemplu:

Buna ziua!

Am promovat interviul pentru înscrierea la cursurile de perfecţionare la centrul dumneavoastră. Taxele de școlarizare vor fi plătite din contul companiei mele. Vă rog să-mi trimiteți factura corespunzătoare pentru plată.

Cu sinceritate,

Anatoly Seosyan.

Opțiune nereușită

Opțiune bună

Salut Anatoly! În primul rând, dorim să vă mulțumim pentru că ați ales centrul nostru. De asemenea, dorim să ne exprimăm încrederea că veți fi mulțumit de cooperarea cu noi. Pentru a deschide un cont, aveți nevoie de detaliile companiei dvs. Trimiteți-le, vă rog, în răspunsul la această scrisoare.

Salut Anatoly! În primul rând, dorim să vă mulțumim pentru că ați ales centrul nostru. De asemenea, dorim să ne exprimăm încrederea că veți fi mulțumit de cooperarea cu noi. Pentru a deschide un cont, aveți nevoie de detaliile companiei dvs. Trimiteți-le, vă rog, în răspunsul la această scrisoare. Suntem întotdeauna bucuroși să răspundem la întrebări legate de formarea în centrul nostru.

Când îți termini scrisoarea, oferă întotdeauna oponentului tău o atitudine pozitivă pentru a continua comunicarea. În aceste scopuri, puteți utiliza construcția:

Suntem bucuroși să cooperăm;
Gata să vă răspundă la întrebări;
Dacă aveți întrebări, vă rugăm să contactați;
Așteptăm cu nerăbdare o cooperare reciproc avantajoasă;
Bucuros să vă ajut;
Cu sinceritate.

5. Semnătura și blocarea contactelor. Un angajat care conduce corespondența de afaceri trebuie să aibă o idee care este prezentă „de cealaltă parte a monitorului”. Cu alte cuvinte, sunt necesare informații despre numele, prenumele, funcția și datele de contact ale adversarului:

Nume (prenume) - ofera posibilitatea adresei personale;
Poziție - oferă adversarului o înțelegere a nivelului de competență
Coordonate - contribuie la apariția unor canale de comunicare suplimentare.

Buna ziua!

Cu sinceritate,

Anatoly Seosyan.

Opțiune nereușită

Opțiune bună

Salut Anatoly! În primul rând, dorim să vă mulțumim pentru că ați ales centrul nostru. De asemenea, dorim să ne exprimăm încrederea că veți fi mulțumit de cooperarea cu noi. Pentru a deschide un cont, aveți nevoie de detaliile companiei dvs. Trimiteți-le, vă rog, în răspunsul la această scrisoare. Suntem întotdeauna bucuroși să răspundem la întrebările dumneavoastră legate de formarea în centrul nostru.

Cu sinceritate,

Anton Antonov

Specialist al Centrului de Studii Avansate

Tel. XXXXXXX

Gloată. Tel.ХХХХХХ

Pentru a optimiza munca cu corespondența de afaceri, un bloc cu informatii de contact este mai bine să introduceți setările implicite. Acest bloc ar trebui să fie prezent în scrisorile către parteneri, colegi și clienți ca simbol al unei atitudini profesionale față de afaceri.

Reguli de e-mail pentru afaceri

Grigori Sizonenko, Director General al CJSC Information Implementation Company, Moscova

1. Folosiți butonul „Răspunde tuturor”. Dacă mai multe persoane participă la corespondență, trebuie să răspundeți tuturor, și nu doar expeditorului ultimului mesaj.

2. Indicați întotdeauna subiectul scrisorii. În cele mai multe cazuri, destinatarul vede doar antetul noului e-mail. Ulterior, informațiile din câmpul Subiect vă ajută să găsiți și să sortați mesajele. Puteți utiliza cuvinte de etichetă în titlu - de exemplu, „IMPORTANT!” - dar numai dacă acestea corespund într-adevăr conținutului scrisorii (cu toate acestea, este mai convenabil să faceți clic pe butonul „Importanță”, care este disponibil în toate programe de e-mail populare, iar marcajul va apărea lângă câmpul „Subiect”). Dezvoltați un stil unificat de formulare și respectați-l în mod constant. Rețineți că astăzi mulți oameni folosesc filtre automate pentru a sorta corespondența. Prin urmare, titlul trebuie ales astfel încât să poată fi „citit” de aparat.

3. Scrisoarea trebuie să fie scurtă și structurată. Străduiți-vă pentru transparența maximă a sensului și claritatea prezentării, separați detaliile esențiale și minore. Este în interesul dumneavoastră ca, după ce ați citit o singură dată o scrisoare de afaceri, puteți înțelege cu ușurință atât esența problemei, cât și istoria problemei, sensul propunerilor și natura acțiunilor așteptate de la destinatar. Materiale suplimentare(documente, tabele, fotografii) este mai bine să trimiteți ca atașamente pentru a nu umfla textul mesajului; În același timp, trebuie să indicați în scrisoare ce fel de fișiere trimiteți.

4. Fii politicos. În orice scrisoare ar trebui să existe un loc pentru un salut, un apel și o semnătură (puteți activa adăugarea automată a acesteia la oricare dintre mesajele dvs.). De asemenea, trebuie să plasați accente semantice și emoționale - evitați stilul telegrafic. Chiar dacă corespondența este despre o problemă sensibilă sau un conflict, fiți respectuos. Într-adevăr, în afaceri este important să nu jignești, ci să găsești o soluție. Reținere și curtoazie buni ajutatoriîn aia.

5. La scrisori trebuie să se răspundă! Și prompt. Neînțelegerea acestui adevăr elementar implică o mulțime de neînțelegeri. Expeditorul ar trebui să știe că scrisoarea a fost citită și după un timp vă puteți aștepta la un răspuns semnificativ. În același timp, nu ar trebui să vă bazați în întregime pe autorespondere și notificări automate - scrieți o frază scurtă Apăsaţi. La unele e-mailuri, pe de altă parte, nu trebuie să li se răspundă. În primul rând, celor la care adresa dumneavoastră se află în câmpul „Copiere”: expeditorul dorește să fiți la curent cu corespondența sa cu o altă persoană. În al doilea rând, celor la care adresa dvs. nu este deloc acolo: aceasta înseamnă că autorul scrisorii v-a adăugat coordonatele în câmpul „Bcc” - adică intenționează să vă familiarizeze cu corespondența în secret de la destinatarul direct al mesajul.

6. Nu ștergeți textul scrisorii la care răspundeți. Este posibil ca răspunsul tău să fie recitit după un timp – poate chiar după câțiva ani. Multe companii au deja instalate sisteme de arhivare a e-mailurilor. Apropo, în țările în care un e-mail de la un oficial al companiei este recunoscut ca un document semnificativ din punct de vedere juridic, stocarea pe termen lung a corespondenței este o cerință legală. Nu avem încă asta, dar practica depășește reglementările scrise. Privește fiecare scrisoare pe care o scrii prin ochii destinatarului. Aceasta este regula de bază a corespondenței de afaceri. Dacă îl urmați, destinatarii vor începe să vă evidențieze mesajele din flux.

7. Scrie bine. Greșelile unice făcute într-o scrisoare sunt ofensatoare pentru destinatar, deoarece sunt percepute ca o manifestare de grabă sau neglijență. Iar erorile multiple mărturisesc nivelul cultural scăzut al expeditorului și, de asemenea, întrucât vorbim de corespondență de afaceri, ele reprezintă și firma la care expeditorul lucrează într-o lumină nefavorabilă.

Un nou curs la „Școala Directorului General”

Fiecare dintre noi a scris scrisori formale și note de cel puțin câteva ori în viața noastră. Oriunde ne-am afla și orice am face, în orice domeniu există o corespondență de afaceri care trebuie efectuată pentru a clarifica unele puncte, a clarifica informații, a pune o întrebare și așa mai departe. În timp ce mai devreme acest fenomen era mai frecvent în aplicațiile pe hârtie și în transmiterea scrisorilor către superiori (precum și partenerii de afaceri), astăzi această categorie a devenit mai răspândită în mediul nostru.

Trebuie să știți cum se desfășoară corect corespondența de afaceri, chiar dacă doar plasați o comandă într-un magazin online și doriți să comunicați cu reprezentantul acestuia.

În acest articol, vom descrie câteva dintre principalele puncte care compun comunicarea în afaceri. Vom acorda atenție la ce nuanțe trebuie luate în considerare atunci când schimbăm scrisori cu partenerii noștri; ce nu trebuie neglijat dacă nu vrei să pari incompetent și nepoliticos cu interlocutorul și, de asemenea, amintește-ți regulile care ar trebui respectate în orice situație.

Acolo unde este cazul

Evident, cel mai adesea corespondența de afaceri este folosită în fluxul de lucru. Daca lucrezi intr-o companie, atunci cu siguranta vei intampina nevoia de a compune acest tip de corespondenta. Întrucât vorbim de momente de afaceri, este ușor de înțeles că stilul de scriere ar trebui să fie adecvat – cât se poate de formalizat și oficial.

Impresia suplimentară a angajaților companiei la care se trimite scrisoarea despre tine și compania ta depinde de cât de bine reușești să stabilești corespondența de afaceri. Prin urmare, procesul de scriere a unui text și designul acestuia trebuie abordate cât mai responsabil posibil.

În primul rând, dacă căutați cum se desfășoară corespondența de afaceri, vă recomandăm să vă familiarizați cu instrucțiunile noastre. În ea, așa cum sa menționat deja mai sus, prezentăm atât câteva puncte teoretice, cât și chestiuni practice. La sfârșitul articolului, vom încerca să dăm câteva exemple de turnover-uri care sunt tipice pentru stilul formal de scriere. În cele din urmă, folosind baza de date din acest articol, veți putea compune în mod independent texte de înaltă calitate pentru comunicare ulterioară cu contrapărțile.

Tipuri de corespondență

Imediat, argumentând despre ce este corespondența de afaceri, aș dori să fiu atent la tipurile acesteia. Deci, puteți selecta o scrisoare de anchetă și, în consecință, o scrisoare de răspuns; scrisoare informativă (cel mai des trimisă clientului); recunoștință (în semn de recunoștință pentru serviciul prestat), scrisoare de notificare, reamintire, avertisment; scrisoare de recomandare; garantie si scrisoare de intentie. De fapt, acestea sunt doar cele mai frecvent utilizate tipuri care alcătuiesc atât corespondența comercială reală, cât și cea electronică. Prin urmare, ne vom întâlni cu ei în practică cel mai des.

Structura

Este logic ca pentru o organizație mai convenabilă în scrierea oricărei scrisori, ne-ar fi util să lucrăm cu structura sau planul ei anumit. Acest lucru vă va permite să împărțiți sarcina în pași mai mici, care sunt mult mai ușor de finalizat. De exemplu, gândiți-vă la rândul scrisorii dvs. astfel încât să acoperiți subiectele pe care trebuie să le expuneți cât mai exact posibil. De exemplu, dacă scrieți o întrebare despre ce preț are acest sau acel produs, încercați să precizați pe scurt motivul: de ce scrieți companiei (pentru că doriți să cumpărați sau să comandați acest sau acel produs); clarifica scopul principal (sa afli cat te va costa sa comanzi 10 unitati dintr-un produs cu anumite optiuni). În cele din urmă, specificați sub ce formă doriți să primiți calculul și întrebați dacă există o reducere pentru un astfel de volum de producție.

Desigur, aceste informații sunt deja evidente - trebuie doar să analizați logic ceea ce doriți să scrieți. În plus, nu trebuie să uităm de design și cerințe. Vom vorbi despre asta mai detaliat mai târziu.

Cerințe de scriere

Deci, regulile corespondenței de afaceri spun că toate scrisorile ar trebui să fie, în primul rând, scurte. Aceasta este regula principală pe care va fi citită. De acord, tuturor nu ne place când suntem încărcați cu o cantitate mare de informații. Dacă aceasta este o scrisoare de afaceri, nu ar trebui să fie imensă - în acest caz, poate fi pur și simplu ignorată. Dacă nu puteți scurta informațiile imediat, faceți-o după ce ați scris prima versiune a scrisorii.

În al doilea rând, partenerul tău (participant la corespondență) trebuie să înțeleagă ce este în joc. Adică, scrisoarea ar trebui să fie informativă și ușor de înțeles. Ar trebui să conțină informațiile pe care ați dori să le transmiteți în așa fel încât să evitați întrebări suplimentare și să nu pierdeți timpul clarificând detaliile.

În al treilea rând, scrisoarea trebuie făcută cât se poate de respectuoasă în raport cu partenerul sau angajatul companiei care o va citi. Este adevărat – cu cât arăți mai mult respect față de interlocutorul tău, cu atât este mai probabil ca acesta să răspundă corect solicitării tale și, în final, vei obține efectul dorit.

Corespondenta in engleza

În unele cazuri, negocierile ar trebui să se desfășoare în engleză (sau în orice altă limbă decât rusă). Acest lucru este normal, mai ales dacă există relații cu contractori străini. Este de remarcat faptul că regulile corespondenței de afaceri se aplică oricărei limbi: numai viraje stilistice pot diferi. Sarcina ta este să alegi cel mai potrivit pentru situația în care te găsești tu și partenerul tău (interlocutorul).

Corespondența de afaceri în limba engleză necesită, desigur, o bună cunoaștere a acesteia. nivel inalt, prin urmare, dacă nu este vorba despre dvs., vă recomandăm să contactați traducători profesioniști. Este important ca traducerea să fie efectuată de o persoană care vorbește un discurs specializat, care este inclus în limba corespondenței de afaceri.

Exemplu. Introducere

Este foarte important în orice conversație cum o începi. În acest sens, eticheta corespondenței de afaceri nu este diferită de comunicarea în direct: primul pas este să salutați interlocutorul și să îl introduceți cumva în conversație. Salutul poate fi un standard „Bună ziua”, dar introducerea ar trebui să fie mai personală. De exemplu, puteți specifica un scop scurt al scrisorii dumneavoastră („Vă contactăm pentru a clarifica unele informații despre produsul dvs.. În primul rând, ne interesează costul modelului „A1”). O altă opțiune: „Ca o continuare a conversației noastre telefonice despre modelul A1, vă scriu cu o întrebare despre costul acestui produs”). De asemenea, puteți să vă descrieți pur și simplu situația: „Vă scriu pentru că în 2010 partenerul dumneavoastră a contactat compania noastră, oferindu-se să înceapă cooperarea în acest domeniu în numele dumneavoastră.”

Prezentarea materialului

În plus, după ce ai scris o introducere în scrisoarea ta, ar trebui să faci o clarificare despre motivul pentru care scrii. De exemplu, după ce ați pus o întrebare despre prețul unui produs, specificați ce vă interesează. Puteți scrie așa ceva: „Am dori să comandăm al N-lea număr de unități ale produsului, cu condiția ca acesta să fie livrat la adresa X”. În cazul continuării unei convorbiri telefonice, puteți declara solicitarea dvs. - de ce ați scris unei persoane după ce ați vorbit cu ea la telefon (să zicem, pentru a confirma intenția de a efectua o tranzacție): „Și anume: ne interesează produsul N, cu condiția ca acesta să fie livrat cu opțiunea X”. Dacă luați în considerare a treia versiune, puteți începe și să dezvoltați tema dorinței dvs. de a coopera cu compania. Descrieți că acest lucru este în interesul dvs. și că partenerul va primi un anumit beneficiu din interacțiunea cu dvs. dacă este de acord cu aceasta: „Veți fi interesat să știți că cursul companiei noastre s-a schimbat și apoi a devenit și mai aproape de interesele afacerii tale.”

Propoziție

Orice corespondență comercială (exemplele pe care le dăm și ele au în mod necesar această proprietate) necesită o secvență logică. Dacă la început ați scris despre motivul pentru care scrieți, atunci ar trebui să specificați și să extindeți această idee în continuare. Precizați ce ați dori de la interlocutor în mod mai larg - poate atrageți-i perspectiva de a beneficia de la acordul de a lucra cu dvs. Această parte, după toată logica, ar trebui să fie „apogeul” scrisorii tale, punctul culminant de acest fel. Dacă inițial ați abordat fără probleme ceea ce vă interesează în primul rând, atunci în această parte ar trebui să „dezvăluiți cărțile”. Toată corespondența de afaceri (exemplele de litere de mai sus nu fac excepție) ar trebui să fie construită de-a lungul unei curbe ascendente atât de netede. Atunci cititorul rândurilor tale va înțelege stările tale și, astfel, îi va fi mai confortabil să comunice cu tine. Nu faceți sărituri bruște, nu treceți de la un subiect la altul.

După cum arată exemplele, dacă trebuie să discutați, de exemplu, două probleme care nu au legătură, puteți împărți articolul în părți, împărțindu-l în paragrafe. Acest lucru este convenabil atât pentru cititor, care va vedea vizual momentul în care treci de la o întrebare la alta; deci pentru tine, pentru ca in acest caz scrii de parca ar fi doua litere diferite.

Dacă vorbim despre exemplele noastre, ar trebui să scriem: „În plus, am dori să recomandăm produsul N, despre care am interacționat cu tine în urmă cu o lună”. Sau: „La un preț potrivit condițiilor noastre, am dori să stabilim o colaborare permanentă cu dumneavoastră în acest domeniu, mărind canalul de distribuție la X-Y mii unități". În cele din urmă, puteți spune și: „Dacă interesul dvs. de a lucra cu noi este încă valabil, vă rugăm să ne anunțați."

Fiecare al doilea eșantion de corespondență de afaceri este construit pe acest principiu, așa că nu este nimic în neregulă cu asta. Dimpotrivă, evidențierea titlurilor ajută adesea la o navigare mai bună, deoarece elimină „textul solid”, face un fel de „ancore” în el, de care poți să le atașezi vizual.

Partea finală

În cele din urmă, ar trebui să încheiați scrisoarea în același spirit în care ați început-o. Dacă scrieți recunoștință, scrieți că ești încântat să cooperezi cu compania pe care o descrii; dacă aceasta este o ofertă comercială, ar trebui să vă exprimați recunoștința pentru atenția acordată scrisorii dumneavoastră și să sperați în continuarea interacțiunii cu această persoană. Trebuie să înțelegi că modul în care îți închei scrisoarea determină în mare măsură opinia finală despre tine și compania ta. Toată corespondența de afaceri (exemplele de scrisori dovedesc acest lucru tot timpul) se bazează pe politețe - așa că nu uitați întotdeauna să mulțumiți interlocutorului, să exprimați speranța, să-l laudați sau să lăsați recomandarea dvs. Ar trebui să alegeți finalul textului în așa fel încât să corespundă pe deplin problemei descrise în scrisoare.

Exemple: „Sperăm să vă păstrăm ca partener pe termen lung, cu speranța unei cooperări stabile în activitățile noastre viitoare.” Sau „Suntem sincer recunoscători pentru atenția dumneavoastră și sperăm că putem dezvolta cooperarea cu dumneavoastră în viitor”. Sau „Vă mulțumim pentru atenție. Sper să putem continua să vă servim interesele pe piața N în viitor”.

Etichetă și alfabetizare

Nu uita niciodată să fii politicos. După cum am subliniat mai sus, este important dacă sunteți interesat de corespondența de afaceri. Expresii precum „buc să cooperez”, „vă mulțumim pentru atenție”, „îmi pare rău pentru probleme”, „vom fi bucuroși să vă văd”, „ne-ați ține companie” și altele. Ultimele două, de altfel, se referă mai mult la invitații la sărbători corporative decât la o scrisoare de afaceri.

Întotdeauna, în semn de respect, adăugați la expresiile „vă rog”, „mulțumesc”, „fiți amabil” și așa mai departe, acolo unde este cazul.

La fel de importantă în procesul de scriere a scrisorilor de afaceri este alfabetizarea unei persoane. Mai exact, dacă faci cel puțin o greșeală elementară în procesul de creare a unei scrisori, poți spune că interlocutorul își va forma cu totul altă părere despre tine decât cea la care te aștepți. Prin urmare, încercați să scrieți cât mai corect posibil și verificați totul de mai multe ori. Dacă nu știți cum să găsiți erorile și să le remediați singur, utilizați serviciile unui corector sau serviciile specializate. Acest lucru este foarte simplu, dar vă va permite să aveți încredere în textul dvs.

Practică și antrenament

Pe web, după cum sa menționat mai sus, există multe exemple de scrisori de afaceri gata făcute pe orice subiect. Nu le-am inserat aici în întregime, pentru că, de fapt, acest articol pur și simplu nu are suficient spațiu pentru a găzdui o cantitate atât de mare de informații. În schimb, am decis să enunțăm pur și simplu câteva reguli și principii de bază, cu care ați avut ocazia să vă familiarizați mai sus. Cu toate acestea, acest lucru, desigur, este departe de toți pașii care ar trebui făcuți pe drumul spre studierea scrisului de afaceri. De fapt, cel mai important rol în acest domeniu îl joacă experiența practică.
Dacă studiezi, să zicem, 5-10 exemple de scrisori gata făcute și, de asemenea, citești articolul nostru și extragi câteva reguli de aici, foarte curând vei putea scrie scrisori așa cum ai nevoie. De fapt, acest lucru este suficient pentru a crea orice scrisoare în cadrul corespondenței de afaceri.

Exemple gata

Deoarece, după cum sa menționat mai sus, există un număr mare de exemple gata făcute, studenții și specialiștii începători sunt tentați să folosească munca gata făcută a altcuiva pentru a-și produce propriul proiect pe baza acestuia. Aș dori să spun că acest lucru nu este recomandat în practică, în timpul antrenamentului - vă rog.

În procesul de studiu a ceea ce este scris în alte litere, vei putea naviga mai ușor în ceea ce trebuie clarificat în corespondența ta. Acest lucru este normal, pentru că este natura umană să învețe direct din experiență.

Adevărat, dacă primiți sarcina de a compila o scrisoare de afaceri cu drepturi depline, încercați mai întâi să revizuiți exemplele și să alegeți cel mai potrivit pentru sarcina dvs. Apoi trebuie să-l adaptezi cât mai mult la situația pe care ai dezvoltat-o conform conceptului general, dar în același timp să-l scrii din nou pentru a-ți stabili propriul stil de prezentare și scriere. La urma urmei, poate că vei putea transmite mai bine informațiile și vei face comunicarea în sine mai productivă și mai eficientă.

Învață și exersează! Și vei putea să-ți creezi propriile scrisori de afaceri într-o perioadă destul de scurtă de timp!

Nu subestima niciodată corespondența de afaceri. Alături de o conversație de afaceri, ea poate fi de un bun ajutor într-o carieră. Sau invers, strica parteneriatele. Mai mult, succesul unei înțelegeri sau achiziția de aliați poate depinde de un singur cuvânt. Imaginea afacerii se bazează pe capacitatea de a conduce corespondența în mod competent.

Un vorbitor bun nu este neapărat un scriitor bun. Chiar dacă un om de afaceri este capabil să câștige încrederea concurenților dintr-o privire, să vorbească cu orice partener, dacă este genial ține întâlniri și discuții de afaceri, documentele scrise pot fi uscate și decolorate. Mulți oameni stau ore în șir pe o tablă goală, fără să știe de unde să înceapă. Corespondență de afaceri- Acesta este un set de reguli și instrumente pe care trebuie să le cunoașteți pentru a întocmi în mod competent orice documente.

Caracteristica principală a vorbirii scrise este utilizarea și repetarea constantă a mijloacelor de vorbire uniforme. Timbrele se găsesc adesea în corespondența oficială. Ei permit mai bine exprima o idee, excludeți diverse interpretări ale textului, faceți-l mai concis. Doar acest set de clișee poate fi folosit pentru a scrie un document sau o scrisoare. Expresiile standard au fost folosite în vorbirea scrisă de multe decenii, astfel încât oricine poate compune cu ușurință un text. Nu trebuie să alegeți formularea mult timp, pentru că toate vor fi la îndemână. Documentele care folosesc fraze de ștampilă sunt scrise în câteva minute și nu necesită mult efort.

Corespondența de afaceri nu acceptă o emotivitate excesivă în prezentare. Are un ton neutru. În locul mijloacelor emoționale de evaluare se folosesc cele logice. Nu folosiți dialectisme sau expresii colocviale în documente. De asemenea, tabu se impune interjecțiilor sau cuvintelor cu sufixe subiective de evaluare (diminutive, de exemplu). De asemenea, cuvintele modale nu sunt de dorit pentru a fi folosite în vorbirea formală. Când scrieți un text, este necesar să vă concentrați pe fapte, și nu pe componenta emoțională. Documentul trebuie să urmeze o logică clară de prezentare.

Acuratețea semantică nu este o regulă simplă, este condiție importantă, care oferă valoarea practică a documentului. Prezentarea logica actioneaza si ca o componenta legala. Dacă alegeți un cuvânt care va interpreta conținutul în două moduri, atunci sensul se poate schimba dramatic. Întregul text va căpăta o tonalitate nedorită.

În corespondența de afaceri, un rol important îl joacă nu numai construcția frazelor, ci și componenta propriu-zisă. Fiecare judecată, fiecare gând exprimat într-un document trebuie să fie susținut de un număr suficient de fapte. Faptele în sine nu ar trebui să fie de același tip sau nesemnificative. La compilarea documentelor, este necesar să selectați cu atenție informațiile, să verificați toate datele și să acordați atenție fiabilității acestora. Dacă toate faptele corespund acestor parametri, atunci cititorul va înțelege cu ușurință sensul a ceea ce este scris, nu va avea nevoie de eforturi suplimentare sau de informații pentru a înțelege.

Mai mult decât atât, scopul majorității documentelor de afaceri este de a convinge cititorul să-și spună punctul de vedere. Argumentarea competentă și convingătoare este principalul instrument pentru atingerea acestui obiectiv. Datele verificate, un număr suficient de fapte și dovezi sunt componentele principale ale oricărui document: o scrisoare, o notă sau ofertă comercială.

Eticheta de vorbire a corespondenței de afaceri

Ca eticheta socială eticheta de comunicare în afaceri este un set de reguli care sunt înrădăcinate în societate. Norma impune respectarea acestor reguli la intocmirea documentelor, in comunicarea scrisa cu colegii si partenerii.

De mulți ani, corespondența de afaceri a fost asociată cu corespondența personală, astfel încât verbele la persoana întâi au fost folosite în documente. Apoi scrisorile au început să capete un caracter public, iar formele personale de corespondență au încetat să se coreleze cu acest caracter. Prin urmare, în timp, formulele verbale folosite în corespondența de afaceri au început să se transforme.

Expresiile de politețe verbală au devenit obiecte de transformare. Au început să iasă din discursul de afaceri, lăsând loc expresiilor fixe. Astăzi, există formulare speciale stabile care vă permit să exprimați o solicitare sau un refuz, un memento sau o notificare. Vom începe să explicăm caracteristicile corespondenței de afaceri cu folosirea pronumelor.

La scrierea documentelor, percepția personală nu se aplică, deoarece informatii transmise este standard. Interesele exprimate în corespondența de afaceri sunt exprimate nu de o anumită persoană, ci de o întreagă organizație sau întreprindere. Toate cererile sau petițiile descrise în documente sunt la persoana întâi plural, nu la singular. Adică se presupune pronumele „noi”, nu „eu”. Cu toate acestea, pronumele „noi” în sine nu este scris. Caracterul public al adresei se exprimă prin folosirea formei verbului. Terminația verbului determină cu precizie tipul de prezentare la persoana întâi plural.

O atenție deosebită se acordă formelor colaterale. Se preferă utilizarea vocii pasive. De exemplu, expresia „Nu v-ați îndeplinit obligațiile, înlocuirea bateriilor de încălzire neprodusă” pare prea dur, de parcă scriitorul dă vina pe o anumită persoană pentru asta. Utilizarea vocii pasive - „Obligațiile de înlocuire a radiatoarelor nu au fost îndeplinite” vă permite să indicați chiar faptul neîndeplinirii obligațiilor și nu poartă o acuzație. Vinovații sunt implicați, dar nu sunt identificați în mod specific.

Utilizarea unui gaj valabil este recomandabilă atunci când se selectează un oficial care este sursa acțiunilor descrise. De exemplu, „serviciul juridic explică...” În acest caz, este de preferat să folosiți ordinea directă a cuvintelor și să alegeți timpul prezent ca formă verbală.

Utilizarea vocii pasive este legată de natura informațiilor furnizate. Dacă este necesar să se concentreze asupra acțiunii, și nu asupra interpretului, atunci se pot folosi forme de voce pasivă: a fost trimisă o scrisoare, a fost primită o cerere etc. De asemenea, vocea pasivă este potrivită în propozițiile în care obiectul este evident. De exemplu, „termenele pentru lucrări au fost deja stabilite”.

În plus, regulile corespondenței de afaceri reglementează alegerea formei verbului. Aspectul imperfect este folosit pentru a sublinia o acțiune nedorită care se repetă în mod constant. De exemplu, „Angajații încalcă în mod obișnuit regulile de siguranță”. Un aspect perfect poate sublinia caracterul complet al acțiunii, de exemplu, „Angajații și-au început îndatoririle”.

Deși documentele au un ton neutru, uneori este necesar să adăugați accente suplimentare. Pentru aceasta se folosesc cuvinte și expresii introductive. Adesea, construcțiile introductive vă permit să eliberați tensiunea din tonul poveștii. De exemplu, expresia „Te rugăm să trimiți documente în biroul tău” sună prea categoric. Dacă schimbați propoziția, adăugați un cuvânt introductiv: „Vă rugăm să trimiteți documente care par a fi în biroul dumneavoastră”, atunci tonul va deveni neutru, categoricitatea și tensiunea vor dispărea. Prin urmare, întreaga propunere va respecta normele de tact și curtoazie.

Un alt exemplu demonstrează acordarea unui ton respectuos unui document. Expresia „Solicitarea dumneavoastră nu a putut fi acordată” este semnificativ diferită de expresia „Din păcate, cererea dumneavoastră nu a putut fi acordată”. A doua opțiune este mai acceptabilă pentru eticheta corespondenței de afaceri. Așa că vă puteți arăta respectul, evitați grosolănia excesivă.

De asemenea, construcțiile introductive fac textul mai puțin uscat. Propoziția „Vă rugăm să trimiteți, dacă este posibil, un reprezentant în calitate de expert pentru a determina calitatea produselor noastre” ar fi în conformitate cu regulile de etichetă în afaceri.

Utilizarea cuvintelor și construcțiilor introductive face ca textul de afaceri să fie mai puțin sec și mai categoric. Cu ajutorul lor, puteți demonstra respect față de destinatar, vă puteți arăta bunăvoința și delicatețea. Acest lucru vă permite să păstrați mândria profesională a destinatarului.

Cel mai adesea în documente și altele texte oficiale sunt folosite forme ale cuvântului „respectat”. Dacă puneți o virgulă după recurs, atunci propoziția va fi interpretată ca neutră, de zi cu zi. Dacă se pune Semn de exclamare, atunci va indica importanța documentului, semnificația acestuia.

Când se face referire la persoane de aceeași profesie, se folosește expresia „dragi coleg” (sau „dragi colegi” când este vorba de un grup de persoane). Sintagma „dragi colegi” este folosită mai des atunci când scrieți felicitări oficiale, deoarece poartă o conotație emoțională. Adresa neutră folosește pur și simplu cuvântul „colegi”.

Nu toate scrisorile de afaceri sunt documente oficiale. reglementează că la redactarea unui text cu caracter personal este de preferat să te adresezi unei persoane după nume și patronim. Numele de familie va adăuga formalitate, va face apelul mai politicos și mai formal.

Pentru a clarifica relația dintre parteneri sau organizații, sunt întocmite texte, formate din două părți. Prima parte întemeiază decizia, a doua este concluzia asupra acestei decizii. În funcție de natura textului, aceste părți pot fi aranjate într-o ordine diferită. Din punct de vedere psihologic, este mai bine să mutați decizia negativă la sfârșitul scrisorii, începând cu rațiunea. Dacă decizia este pozitivă, atunci puteți începe textul cu ea și apoi scrieți o justificare.

La întocmirea unui document cu o decizie negativă, trebuie acordată o atenție deosebită justificării. Cea mai exactă și mai detaliată justificare va ajuta să faceți documentul mai corect, să creeze un ton respectuos. Respingerea bruscă poate afecta stima de sine a destinatarului, ceea ce are adesea un efect negativ asupra relațiilor viitoare. Dacă plasați o justificare detaliată și detaliată la începutul documentului, atunci refuzul în sine nu va fi perceput puternic negativ.

Regulile corespondenței de afaceri nu acceptă o emotivitate excesivă în prezentare. Documentele și scrisorile ar trebui să păstreze narațiunea neutră. Acest lucru le face mai obiective. Nu puteți folosi expresii grosolane, nu vă puteți demonstra lipsa de respect sau lipsa de tact față de destinatar. De asemenea, evitați să fiți prea politicos. În corespondența de afaceri nu ar trebui să existe expresii precum „nu refuzați o curtoazie”. Este mai bine să rămâneți la o prezentare uscată și strictă decât să abuzați de forme politicoase.

Neutralitatea și caracterul public al discursului de afaceri nu înseamnă că interlocutorul nu este interesat de cine i-a trimis corespondența de afaceri. reglementează regulile de semnare a documentelor. Există un ordin oficial care trebuie respectat. Dacă scrisoarea a fost semnată de directorul companiei, atunci răspunsul la aceasta trebuie să includă și semnătura directorului sau a adjunctului acestuia. Dacă scrisoarea este semnată de deputat, atunci directorul îi poate răspunde conform etichetei.

Unul dintre principalele subiecte care sunt abordate atunci când scrieți scrisori de afaceri sunt cererile. Alături de cerere, este necesar să se includă și justificarea acesteia. Scrisorile de solicitare sunt scrise în aceeași schemă cu formele unei cereri personale sau colective. Există mai multe opțiuni pentru prezentarea unei cereri într-o scrisoare de afaceri:

folosirea formei persoanei întâi singular (Vă rugăm...);
folosirea formei persoanei întâi plural (Vă rugăm...);
utilizarea formei persoanei a treia singular (Organizația cere...);
folosind forma persoanei a treia plural (cererea președintelui și consiliului de administrație).

Eticheta corespondenței de afaceri sugerează că la scrisori trebuie să se răspundă. Natura răspunsului depinde de natura scrisorii de solicitare.

Dacă a fost primită o scrisoare de cerere, răspunsul trebuie să includă motivarea și o decizie dacă cererea va fi acceptată sau nu. Dacă a fost primită o scrisoare cu o ofertă, atunci răspunsul trebuie să conțină o decizie dacă oferta va fi acceptată sau nu. Orice e-mail de răspuns va include un link către e-mailul de solicitare. La alcătuirea unui document, este necesar să se enunțe cu acuratețe și consecvență esența, să se respecte identitatea conținutului.

Dacă găsiți o eroare, evidențiați o bucată de text și faceți clic Ctrl+Enter.